Einführung

Sehr geehrter Anwender!

Willkommen zur Online-Bedienungsanleitung für den Videoclub XL.

Sie haben sich entschieden, in Ihrer Videothek ein EDV-System einzusetzen, um Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern.

Die hier vorliegende Anleitung soll Ihnen helfen, sich mit der Arbeitsweise des 'Kollegen Computer' und den Programmen der Firma abc GmbH vertraut zu machen. Die Software, mit der Sie in Zukunft arbeiten werden, ist nach den neuesten Erkenntnissen der Technik und aus jahrelanger Erfahrung mit den Problemen der Videotheken entstanden.

Diese Bedienungsanleitung soll Ihnen helfen, ein Optimum an Arbeitserleichterung mit Ihrem neuen "Mitarbeiter" zu realisieren und sie soll Ihnen den Umgang mit den umfangreichen Programmpaket Videoclub XL erklären und damit die tägliche Arbeit erleichtern.

Auch für den erfahrenden Anwender wird sich so manches erhellen, was bis jetzt im Dunkeln der Tiefen des Programms verborgen blieb...

Nicht zuletzt ist die Anleitung auch zu unserer Entlastung geschrieben worden. Daher sollte, wenn Fragen auftauchen, die mit dem Dialog innerhalb der Programme zu tun haben, der erste Blick diesem Werk gelten, in dem hoffentlich alle Ihre Fragen beantwortet werden. Sollten Sie trotzdessen Ihr Problem nicht lösen können, sind wir natürlich für Sie da und helfen Ihnen.

Die vorliegenden Programme sind Dialog-Programme, d.h. der Computer fragt, und Sie müssen antworten. Diesen Dialog werden sie in allen Programmteilen immer wieder finden. Einmal mit dieser Programmlogik vertraut, werden Sie sehr schnell mit der Software zurechtkommen.

Fangen Sie in kleinen Schritten an, sich und Ihre Mitarbeiter an den neuen "Kollegen" zu gewöhnen. Arbeiten Sie sich Stück für Stück in die Programme ein, und setzen Sie sich nicht zu weit gefasste Ziele. Alle Dinge, die Sie mit dem EDV-System "Über das Knie brechen", verursachen in der Regel nur Ärger und die doppelte Arbeit.

Bitte beherzigen Sie unsere Anweisung, im regelmässigen Abstand eine Datensicherung zu machen. Damit Ihnen keine Daten durch eventuellen, technischen Defekt unwiderbringlich verlorengehen, sichern Sie Ihre Daten regelmässig, nur so können wir Ihnen gegebenenfalls helfen. Alles, was Sie dafür im Regelfall tun müssen, ist täglich ein Bandwechsel vorzunehmen. Die eigentliche Datensicherung läuft automatisch nachts ab.

Viel Spaß dem Programm und bei der Lektüre wünscht Ihnen Ihr abc - Team!

Bedienungshinweise für die Hilfe zum Videoclub XL

Rote Zahlen oder Buchstaben sind Eingaben, die von Ihnen im Programm in einem Eingabefeld getätigt werden können (0, 1 o.ä.).

Funktionstasten (F1bis F12 auf einer PC-Tastatur ; F1bis F16 auf einer Terminal-Tastatur) sind ebenfalls in Rot dargestellt. Bitte beachten Sie: Die Ende-Taste wird in dieser Anleitung immer nur als F12 bezeichnet, Terminal-Besitzer bitten wir in Gedanken zu "übersetzen" auf F16.

Sondertasten sind blau gekennzeichnet ( z.b. Return).

Zwei Dinge noch , bevor Sie anfangen mit der Hilfe zu arbeiten:

Es gibt Sprünge (Grün unterstrichen) und Popup-Fenster (Grün gestrichelt unterstrichen). Sie können sich innerhlab der Hilfe mit diesen Sprüngen und Popups fortbewegen. Probieren Sie es doch einmal mit den beiden Bespielen oben aus!

Bedienungshinweise Videoclub XL

Sie bedienen das Programm im Grunde nur durch die Tastatur. Keine Maus, kein Trackball oder Joystick ist notwendig, um sich innerhalb des Programms fortzubewegen. Durch einfachen Druck auf die Funktionstasten F1 bis F12 wird sich im Menue von Programmteil zu Programmteil fortbewegt. Innerhalb einer Maske für die Eingabe in Maskenfelder kommt die normale Schreibmaschinentastatur (alphanumerische Tastatur) sowie der Nummernblock rechts (numerische Tastatur) zum Einsatz.

Mit der Taste TAB (Tabulator auf der Schreibmaschinentastatur) gelangen Sie innerhalb einer Eingabemaske immer ein Feld weiter nach rechts, mit Shift-TAB (Großschreibetaste + Tabulator) ein Feld zurück nach links.

Die einzige, wichtige Ausnahme dieser Regel ist die Bedienung der Vermietbewegungen - das zentralen Programmteils am ´point-of-sale´. Hier kommt es zugleich auf einfache Bedienung, hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und fehlerlose Bediener-Eingaben an. Da dieser Widerspruch sich nur durch die Hilfe elektronischer Eingabehilfen lösen läßt, ist dieser Programmteil in den Standard-Situationen zu 95% mit dem Scanner zu bedienen.

Diese Scanner erleichtern die immer wiederkehrenden Eingaben im Tagesgeschäft erheblich. Die Arbeit in der Vermietbewegung, dem eigentlichen Kernstück des gesamten Programms, basiert daher vornehmlich auf der Verwendung von Barcodes und Barcodescannern (Lesegeräte).

Da Ihr Programm ein mehrplatzfähiges Programm ist (multiuser), können sich zur gleichen Zeit mehrere Benutzer im gleichen Programmteil aufhalten. So können Neukunden zur gleichen Zeit von mehreren Arbeitsplätzen aus erfasst werden. Den selben Kunden aber darf immer nur ein Anwender zur Zeit aufgerufen haben! Dies hat weniger technische als logische Gründe: Welche der Änderungen durch zwei Anwender soll die Computer auf die Festplatte speichern? Die Ersten oder die Zweiten? Eine der Informationen wäre somit für immer verloren.

Computer-Terminologie

In diesem Abschnitt sollen Ihnen einige Hinweise gegeben werden, die zur Bedienung bzw. zur Fehleranalyse dienen sollen. Sollten Angeben bezüglich Ihres Rechners oder Betriebssystems in dieser Bedienungsanleitung von den tatsächlichen Gegebenheiten abweichen, halten Sie sich bitte an die Anweisungen in Ihrem Betriebshandbuch.

Wir wissen, daß die Verständigung zwischen uns als Programmierer und Ihnen als Anwender auf dem Gebiet der EDV Schwierigkeiten mit sich bringen kann, da bestimmte Fachbegriffe falsch oder gar nicht verstanden werden. Daher haben wir hier eine kurze Übersicht der wichtigsten Begriffe geschaffen, mit denen Sie als Anwender zu arbeiten haben:

BACKSPACE - ist das Zeichen auf Ihrer Tastatur, mit dem Sie das Zeichen links von der letzten Eingabe löschen können, um eine Korrektur vorzunehmen.

BACKUP - Originalgetreue Kopien der Daten auf einem externen Datenträger

BLANK - Die Leertaste oder ein Leerzeichen zwischen Buchstaben oder Zeichen

CURSOR - (ausgesprochen: Körser) ist das Führungszeichen auf Ihrem Bildschirm. An der Stelle auf dem Bildschirm, wo der Cursor steht, wird die nächste Eingabe angezeigt.

CURSOR UP -

CURSOR DOWN

CURSOR LEFT

CURSOR RIGHT - Cursorbewegungstasten, die den Cursor um eine Zeile,bzw. um ein Zeichen verschieben.Auf der Tastatur sind diese durch Richtungspfeile gekennzeichnet.

STRG - Sonderfunktionstaste (ausgeschrieben: Steuerung) die er in Verbindung mit einer weitere Taste wirksam wird.

DISKETTE - ist ein externer Datenträger mit einer geringen Aufzeichnungskapazität. Da es sich hier jedoch um ein relativ langsames Medium handelt, wird die Diskette zumeist nur zum Datentausch geringer Datenmengen genutzt.

EDITIEREN - Das Bearbeiten eines vorgegebenen Textes.

ENTER - siehe RETURN

ESC/Eing lösch - Sonderfunktionstaste (ausgeschrieben ESCAPE), mit der bestimmte Funktionen im Programm ausgelöst werden können.

FILE - engl. Bezeichnung für Datei oder Programm.

HARDWARE - Alle technischen Geräte des Systemes; alles das, was Sie anfassen können.

HARDDISK - siehe FESTPLATTEE

INTERFACE - Elektronische Schaltung, die es Ihrem Rechner erlaubt, mit anderen Geräten zu kommunizieren, z.B. dem Drucker.

MEMORY - ist der Arbeitsspeicher in Ihrem System. Im Arbeitsspeicher befinden sich das Programm und die Daten, mit denen Sie im gerade aktiven Programm arbeiten. Das Memory wird mit Ausschalten des Computers gelöscht.

FESTPLATTE - ist ein Arbeits-Massenspeicher. Hohe Speicherdichte und Geschwindigkeit und direkter Zugriff zu allen gespeicherten Daten zeichnen diesen Datenträger aus. Da die Platte in einem luftdichten Gehäuse untergebracht ist, um die empfindliche Mechanik zu schützen, ist diese fest ins Gerät eingebaut, und ist nicht wie die vorher beschriebenen Datenträger, wechselbar.

PROZESSOR - ist der eigentliche Rechnerbaustein in Ihrem System. In Zusammenarbeit mit den anderen Einheiten führt er alle Arbeiten aus.

RETURN - ist die Auslösetaste oder Wagenrücklauftaste (kommt noch von der Schreibmaschine). Mit Drücken dieser Taste wird dem Programm mitgeteilt, daß eine Eingabe abgeschlossen ist.

SHIFT - engl. Bezeichnung für die Großschreibtaste. Nur wirksam zusammen mit einer weiteren Taste.

SOFTWARE - Alle Programme und Befehle, die wir dem Computer mitteilen, damit er weiß, was er zu tun hat.

SPOOLFILE - Ein Spoolfile ist eine Datei, in der z.B. Listen, die nicht sofort auf dem Drucker ausgegeben werden können, gespeichert sind. Diese können mit geeigneten Programmen später durch Druck zu Papier gebracht werden.

TAB - Die Tabulatortaste, welche durch 2 entgegengesetzte Pfeile auf der Tastatur gekennzeichnet ist. Sie versetzt den Cursor um mehrere Zeichen nach rechts (mit der SHIFT Taste nach links).

TAPE - ist ein externer Datenträger in Form einer Bandkassette. Auf diesem Band können sehr viele Daten gespeichert werden. Ein Tape wird nur zur Datensicherung genutzt.

Tips zur Hardware

Sie haben ein hochentwickeltes Computersystem erhalten, dessen Speicherdichte und Verarbeitungsgeschwindigkeit sehr hoch ist. Dieses System reagiert auf bestimmte Umwelteinflüsse empfindlich.

Deshalb bitten wir Sie, folgende Hinweise zu befolgen

· Das System sollte immer waagerecht, in einem trockenen, staubfreien, gleichmäßig temperierten Raum, geschätzt von Stößen oder anderen Erschütterungen, aufgestellt sein.

· Der Computer entwickelt, wie andere elektrische Geräte, Wärme. Deshalb sorgen Sie dafür, daß nicht die Lüftungsschlitze in Ihren Geräten abgedeckt werden. Die Rechner besitzen zur Kühlung einen eingebauten Ventilator. Dieser stößt erwärmte Luft aus dem Computer aus. Ist die Umgebungstemperatur zu hoch - zum Beispiel durch ein besonders umbautes Gehäuse - leidet die Lenemsdauer Ihrer Bauteile.

· Die Netzspannung sollte von Schwankungen frei sein oder durch eine Notspannungsversorgung stabilisiert werden. An derselben Steckdose sollten keine anderen Stromverbraucher, insbesondere solche mit hoher Leistung (Lüfter oder Heizungen), angeschlossen sein.

· Die Verkabelungen sollten ebenfalls geschützt und fest verschraubt sein. Die meisten Hardware-Fehler sind auf schadhafte Kabelverbindungen zurückzuführen.

· Starke Stromverbraucher oder Magneten sind vom System, insbesondere von allen Datenträgern (Disketten, Bänder, Festplatten) fernzuhalten, da es mit Sicherheit zu einem Datenverlust führen kann oder zu einer Zerstörung des Datenträgers kommt.

· Die Datenträger sind auch vor hohen Temperaturschwankungen und vor Feuchtigkeit zu schützen (besser nicht auf die Heizung legen)

· Bewahren Sie Disketten und Bänder immer in ihren Schutzhüllen auf, damit die Oberfläche nicht zerkratzt oder das Band beschädigt wird.

· Im Drucker fallen regelmäßig Papierstaub und Papierreste an. Um die empfindliche Mechanik nicht zu belasten, beseitigen Sie diese bitte in regelmässigen Abständen mit einem Staubsauger.

· Die eventuell verwendeten Barcode-Scanner enthalten eine empfindliche Microschaltung und sind dementsprechend vorsichtig zu behandeln. Der Scanner lebt einfach länger, wenn der nicht geworfen, sondern gelegt wird.

Datensicherung/Dienstprogramme

Wenn sie login: auf Ihrem Bildschirm sehen, geben Sie das Wort datsich und Return oder Enter ein, um in das Menue für die Datensicherung zu gelangen. Von hier aus werden Sie durch Eingabe des entsprechenden Buchstabens durch ein kleines Menue geführt.

Dies ist jedoch nur in Ausnahmefällen notwendig, da die Datensicherung (oder englisch: backup) automatisch durch Videoclub XL das Nachts durchgeführt wird.

Änderungen des Systemdatums, ein manuelles Backup oder eine Reorganisation der Dateien können hier im Notfall durch geführt werden. Ihre abc - Fachberater werden Ihnen gern telefonisch zur Seite stehen, sollte hier einmal ein Eingriff notwendig werden.

Sollten Sie einmal einen neuen Programmstand einspielen wollen, so müssen Sie ,wenn Sie login: auf Ihrem Bildschirm sehen, das Wort update und Return eingeben. Ihre abc - Berater werden Ihnen auch hier gern helfen.

Wie starte ich das Programm? oder "Einloggen"

UNIX-Systeme:

Wenn sie login: auf Ihrem Bildschirm sehen, ist Ihr Bildschirm einsatzfähig und wartet auf Sie als fleißigen Anwender!

Geben Sie das Wort video und Return (die Wagenrücklauftaste bei der Schreibmaschine, oder: die große Taste rechts mit dem Haken drauf) oder Enter (auf der numerischen Tastatur rechts) ein, um in das Videothekenprogramm Videoclub XL zu gelangen.

WINDOWS^©-Systeme:

Doppelklicken Sie einfach das Symbol WinVideo auf Ihrem Desktop.

Oder gehen Sie auf den START-Button und dann in Programme, abc, WinVideo

In beiden Fällen sehen Sie folgende Maske auf den Bildschirm:

Maskenaufbau Videoclub XL

Dies ist eine beispielhafte Maske des Videoclub XL:

Die Erklärungen im einzelnen:

· oben in der Maske stehen zwei Zeilen mit den folgenden Angaben:

1. Zeile:

Name des geladenen Programms (cpkunden); Versionsnummer (1.6) Menuestufe (Programmstart); Drucker (hier noch nicht angewählt); und aktuelle Hardware-Datum (Systemdatum) (09.09.97).

2. Zeile:

Name des eingeloggten Benutzters (Kolb, Rain); Programm-Versionsdatum (10079710); Bildschirmnummer (B:1); Name des geladnen Programms in Klarschrift (Kunden-Suche / Erfassung); Filialeennummer (F:1); Personalnummer (P:!1) und das aktuelle Software-Datum (09.09.97).

· Funktionstasten, auf Ihrer PC-Tastatur oben über dem alphanumerischen Tastenfeld angebracht, erschinen in rot mit gelber Schrift, solange sie aktiv sind:

Diese Tasten sind von 1 bis 8 durchnummeriert.

· Funktionstasten, auf Ihrer PC-Tastatur oben über dem alphanumerischen Tastenfeld angebracht, erschinen in hellblau,sobald sie inaktiv sind:

· Felder, die nur Angaben anzeigen, ohne daß der Bediener, also Sie, diese Angaben ändern kann, sind grau unterlegt mit schwarzer Schrift. Unser Beispiel - die Kundennummer:

· Felder, die Angaben anzeigen und änderbar sind, in denen der Cursor aber momentan nicht steht, sind hellblau unterlegt mit weißer Schrift. Unser Beispiel - die Ausweisnummer:

· Felder, die Angaben anzeigen und änderbar sind, und in denen der Cursor gerade steht, d.h. das diese Felder gerade aktiv sind, sind rot unterlegt mit gelber Schrift. Unser Beispiel - der Name:

· Beschreibungen von Feldinhalten sind grau auf blauem Hintergrund:

· Jedes aktive Ein- und Ausgabefeld hat eine Hilfe-Zeile, die die Funktion des jeweiligen Feldes näher beschreibt. Kommen Sie mit dem Cursor in das Feld Name, so erscheint automatisch unter über den Funktionstasten:

Und weiter gehts in der Anleitung zum Anmelden am System .

Bedienungsanleitung Copyright Ó 1997 by

Beispiel-Sprung

Bitte verlassen Sie dieses Thema mit dem Hilfe-Feld zurück:

Dies ist ein kleines Beispielpopup-Fenster

Bitte einfach in der Hilfe irgendwo anklicken um das Fenster wieder zu schließen!

Das Anmelden

Nachdem Sie sich mit video eingeloggt haben, sehen Sie folgende Maske vor sich:

Der Bediener wird nach der Filiale gefragt, in der er arbeiten möchte. Dies ist bei Einplatzsystemen nicht notwendig, darum kann diese Abfrage auch automatisiert werden.

Geben Sie hier bitte die Filialnummer ein (z.B.: eine 1) oder die Leertaste zur Auswahl der vorhandenen Filialen:

Diese können per Ziffer aufgerufen werden.

Nach der Eingabe der Filiale fragt das System nach der Nummer des Bedienerpersonals:

Da jedoch in den seltensten Fällen Betriebe Ihre Mitarbeiter mit einer Nummer anreden (auch im Videothekenfachhandel nicht), kann jederzeit eine Buchstabenkombination eingegeben werden, um den Namen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zu suchen.

In unserem Beispiel haben wir die Buchstaben ko und Return eingegeben, weil wir einen Herrn Kolb als Mitarbeiter am System anmelden möchten.

Wir bekommen eine Auswahl aller Mitarbeiter, deren Namen mit KO anfängt:

Nach der Eingabe der Personalnummer (hier die 1) wird nach dem individuellen Kennwort

des jeweiligen Personalmitgliedes gefragt:

Alle Mitarbeiter bekommen ein persönliches Kennwort, mit dem Sie sich anmelden. Dieses Kennwort ist frei wählbar und kann aus Ziffern oder Buchstaben oder einer Kombination aus Beidem bestehen.

Sollte die Kennwortverwaltung in Ihrem Betrieb nicht nötig sein , so geben Sie einfach ein Return als Kennwort ein. Das Kennwort ist jederzeit - beim einloggen - änderbar und kann wenn es einmal vergessen wurde vom SUPERUSER (ein übergeordneter Systemverwalter mit besonderen Programm-Zugriffsrechten) gelöscht werden.

Ist das Kennwort eingegeben worden, kann es losgehen: Die Hauptauswahl erscheint!

Die Hauptauswahl

Ist das Personal-Kennwort eingegeben worden, kann es losgehen:

Die Hauptauswahl erscheint!

zum ersten Teil der Hauptauswahl gehören folgende Programmteile:

· Die Vermietbewegungen

· Die Kundenpflege

· Die Artikelpflege

· Die Titelpflege

· Der Artikeleinkauf

· Der Artikellagerort

· Der Bedienerwechsel

Indem Sie die Funktionstaste F8 drücken, gelangen Sie in den zweiten Teil der Hauptauswahl:

zum zweiten Teil der Hauptauswahl gehören folgende Programmteile:

· Die Listenprogramme

· Die Statistik

· Die Basisdaten

· Die Verwaltungsprogramme

· Der Arbeitsdaten

· Das Bestellwesen

· Die Inventur

Indem Sie die Funktionstaste F8 drücken, gelangen Sie in den dritten Teil der Hauptauswahl:

zum dritten Teil der Hauptauswahl gehören folgende Programmteile:

Das Kassenbuch

Die Videoweltartikel

Die Tabellenkalkulation (Sonderprogrammteil)

Der An- und Verkauf

Von jedem Menue aus kommen Sie in Sondermenues mit besonderen Tastenkombinationen: STRG x und STRG y!

Die Vermietbewegungen

Die Vermietbewegungen sind der zentrale Programmteil von Videoclub XL. Alle Basisdaten dienen der Steuerung dieses Programms zur Abwicklung des Geschehens am "point-of-sale". Die meiste Zeit verbringen Sie in diesem Teil der Anwendung. Von hier aus werden als zentrale Anwendungen

- Kunden neu erfasst

- Artikel vermietet

- Artikel verkauft

- Artikel reserviert

- Kunden und Artikel beauskunftet

- Artikel angekauft (An- und Verkaufsartikel)

- Artikel verkauft ( An- und Verkaufsartikel).

Daneben werden noch weitere Funktionen, wie z.b. das automatische Austellen einer neuen Kundenkarte oder die Reklamationsverwaltung von hier aus gesteuert.

Programmaufruf

In der Hauptauswahl aus geben Sie F1 ein und werden nach dem Drucker gefragt, der die Vermietquittungen drucken soll. Nachdem Sie diesen per Funktionstaste bestimmt haben, erscheint diese Maske vor Ihnen:

Wie geht der "normale" Verleihvorgang vor sich?

Es sind nur drei Eingaben notwendig, um einen Artikel in sekundenschnelle zu vermieten:

Die Kundennummer, die Artikelnummer und das abschliesende Buchen.

Hier die schematische Darstellung des Vorganges:

Diesen Vorgang wird nun exemplarisch beschrieben mit den Kunden Erhard, Heinz und einem Verleihartikel und einem Verkaufsartikel.

1. Schritt:

Sie können nun einfach mit dem Scanner über die Kundenkarte gehen, um diese einzulesen und den dazugehörigen Kunden aufzurufen:

Es wird angezeigt (sofern Sie nicht den Basisdaten unter Filialdaten die "große Verleihmaske" eingeschaltet haben):

obere Zeile:

Der Kundennachname, der Vorname, die Kundennummer, ob der Kunde ein "Clubkunde" ist (siehe Filialdaten), das Alter des Kunden in Jahren und ggf. seinen oder ihren Saldo

zweite Zeile:

Der Kundenstrasse, die Postleitzahl, der Kundenwohnort und ggf. den Betrag des aktuellen Belegs

dritte Zeile:

Die Kundeninfozeile, das Mahnkennzeichen, der durchschnittliche Kundenumsatz pro Tag, sowie den zu zahlenden Gesamtbetrag (von Saldo und Belegbetrag).

In der "großen Verleihmaske" werden dieselben Angaben - nur in erweiterter Form und leicht verändertem Design - angezeigt. Ihre Wahl ist reine Geschmackssache!

Wichtig:

Sind Ihre Kunden und Kassetten grundsätzlich nicht mit einem Barcode ausgestattet, haben Sie eine weitere Möglichkeit der Sicherheit, was den korrekten Aufruf des Kunden betrifft:

Geben Sie in den Basisdaten unter den Filialdaten ein, daß ein Kundenkennwort zwingend erfragt werden soll in den Vermietbewegungen. Jeder Kunde kann sich, ähnlich der PIN-Nummer seiner EC-Karte ein alphanumerisches (Zahlen und/oder Buchstaben) Kennwort wählen. Dieses wird bei der Kundenneuerfassung in der Kundenverwaltung eingegeben und jedesmal,wenn der Kunde Artikel leihen möchte, abgefragt.

Es wird dann in der oberen Zeile mit angezeigt (hier USCHI4711):

Nachdem der Kunde aufgerufen wurde, folgt der

2. Schritt:

Artikel (Verkaufsartikel oder Videokassetten) werden ebenso wie der Kunde mit dem Scanner vom Barcode-Etikett eingelesen:

Nun wird der gewünschte Artikel angezeigt. Die Anzeige erfolgt in Form einer SLA, d.h. Sie können sich die Anzeige selbst einrichten - je nach Wunsch! Standardmäßig wird angezeigt:

Leihartikel

- die laufende Nummer des Artikels auf dem Beleg

- die Art des Vorganges: A = Ausleihung, R=Rückgabe oder die Stückzahl bei Verkäufen (z.b. 1)

- die Artikelnummer

- die Bezeichnung

- Kaution in DM (bar oder scheck)

- Datum bis zu dem der Artikel bezahlt wurde mit dem aktuellen Mietsatz

- FSK-Freigabe

- die Verleihgebühr

Verkaufsartikel

- die laufende Nummer des Artikels auf dem Beleg

- die Stückzahl bei Verkäufen (z.b. 1)

- die Artikelnummer

- die Bezeichnung

- der Einzelpreis

- der Summenpreis

Nachdem alle Artikel aufgerufen wurden, kann der Verleihvorgang abgeschlossen werden.

3. Schritt:

Das Buchen - entweder mit dem Personalbarcode per Scanner (siehe Verwaltungsprogramme) oder mit der Taste F1 und der Eingabe Ihrer Personalnummer.

Der Beleg wird automatisch gedruckt. Wie der Beleg aussieht, welches Format das Papier hat, legen Sie in den Basisdaten / Filaldaten fest.

Fertig!

Wie nehme ich einen Artikel zurück?

Einfacher geht es wirklich nicht! Zwei Angaben sind notwendig: Die Artikelnummer und der Personalbarcode für das abschließende Buchen.

Schematisch dargestellt sieht das so aus:

Nach dem Einlesen des Kassettenbarcodes sehen Sie den Artikel mit der eventuell fälligen Nachgebühr auf dem Bildschirm:

Herr Sieg hat in unserem Beispiel die Kassette am 08.09.97 geliehen und hat DM 36,-- Nachgebühr zu zahlen.

Nach dem Buchen (F1 und Personalnummer oder per Scanner) ist der Bildschirm wieder frei für den nächsten Kunden.

Fertig!

Erweiterte Kundensuche

Sie haben neben der Verwendung von Barcode-Etiketten noch viele Möglichkeiten den gewünschten Kunden zu suchen:

Wenn Sie in diesem Eingabefeld eine Nummer eingeben, sucht das System eine Kundennummer. Sollten Sie einen Namen (oder Teile des Namens) eingeben, wird ein Kundenname gesucht.

Anhand eines Beispiels läßt sich die erweiterte Kundensuche am einfachsten erklären: Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Kunden namens Heinz Erhard, Auguststr. 36 in 22457 Sindelfingen finden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, den gesuchten Kunden zu finden:

· Sie können einen Kundenachnamen (oder Teile des Namens) per Tastatur eingeben oder

· die Kundennummer (ohne die führende 7 und ohne Prüfziffer) per Tastatur eingeben oder

· eine der erweiterten Suchfunktionen nutzen: Sie geben Teile des Namens (bei Heinz Erhard z.b.: erh und - immer - Return) ein oder

· Teile des Vornamens (ein Komma vorweg: ,Hei bei unserem Beispiel Heinz Erhard oder

· Teile des Straßennamens (zwei Kommata vorweg oder einen Doppelpunkt- z.b.: ,,augu oder :augu) oder

· Teile des Wohnortes (ein Doppelpunkt und ein Komma vorweg - z.b.: :,sin) oder

· eine beliebige Kombination aus diesen Möglichkeiten - z.b.: e,h,a) oder

· das Geburtsdatum (ein Hütchen vorweg - z.b.: ^250262)

Die Groß- oder Kleinschreibung ist in diesem Suchfeld (wie in allen anderen auch) nicht berücksichtigt.

Sollten Ihnen die Kunden, die per Auswahlliste angezeigt werden, nicht gefallen, drücken Sie bitte die Taste F4 zur erweiterten Kundensuchmaske (Kundenverwaltung). Hier werden Sie bestimmt fündig!

Erweiterte Artikelsuche

Sie haben neben der Verwendung von Barcode-Etiketten noch viele weitere Möglichkeiten auch die gewünschten Atikel zu suchen:

Hier können Sie die folgenden Kürzel eingeben:

· Sie können eine Artikelbezeichnung hinter einem Fragezeichen (oder Teile der Bezeichnung) per Tastatur eingeben (z.b.: ?abc und Return) oder

· die Artikelnummer hinter dem Fragezeichen (ohne die führende 6 und ohne Prüfziffer) per Tastatur eingeben oder

· eine der erweiterten Suchfunktionen nutzen: Eingabe der Lagernummer mit einem Punkt vorweg (z.b.: .3469439045) oder

· Teile des Straßennamens (einen Doppelpunkt vorweg - z.b.: :Stallone)

Die Groß- oder Kleinschreibung ist in diesem Suchfeld (wie in allen anderen auch) nicht berücksichtigt.

Sollten Ihnen die Artikel, die per Auswahlliste angezeigt werden, nicht gefallen, drücken Sie bitte die Taste F7 zur erweiterten Artikelsuche (wie in der Artikelverwaltung genauer beschrieben).

Weitere Funktionen der Vermietbewegungen

weitere Funktionen in den Vermietbewegungen werden per Funktionstaste aufgerufen: Wir gehen der Reihe nach die beiden Funktionstastenleiten durch:

Reservieren

Mit der Taste F2 kommen Sie in die Reservierungen. Nachdem Sie in einer Artikelsuche den zu reservieren den Titel ausgesucht haben, sehen Sie folgende Maske:

Mit der Taste F2 suchen Sie , falls noch kein Kunden in der Vermietmaske aufgerufen worden war, den Kunden, der reservieren möchte.

Ein kleiner Kalender wird aufgerufen, indem rechts daneben zu erkennen ist, wieviele der Kassetten des Titels bereits für das entsprechende Datum reserviert sind. Datum und Zeit des Reservierungswunsches können in den Feldern erfasst werden.

Sie sehen in der Maske außerdem, wieviele vorherige Reservierungen dieser Kunde nicht abgeholt hatte.

Die Verkaufsartikel des Titels werden ebenfalls mit angezeigt, um eventuell einen Verkaufskassette zu reservieren für den Verleih.

F5 schaltet zwischen der aktuellen und den andernen Filialen hin- und her, um die dort eventuell vorhandenen Kassetten zu sichen (F4 erneuter die Anzeige). Die vollständige Kundenmaske wird mit der Taste F8 aufgerufen.

Mit der Taste F1 speichern Sie die Reservierung.

Sollte der Kunden in den Vermietbewegungen erneut aufgerufen werden, so steht unter F2 "Reservierung vorhanden". Durch Druck der Taste kann die Reservierung gesichtet und ggfs. verändert werden.

Sollte der Artikel, der reserviert wurde zurückkommen, erscheint folgende Meldung:

Und das Personal kann entsprechend reagieren.

Beleg verwerfen

Mit F3 verwerfen Sie den aktuellen Beleg auf Ihrem Bildschirm komplett (Nachfrage "wirklich verwerfen?" mit F1 bestätigen). Die Maske ist frei für einen neuen Vorgang!

Anzahl Filme

Mit F4 zeigen Sie alle Filme des aktuell aufgerufenen Kunden:

Mit F1 buchen Sie die markierten Titel. Markieren Sie diese - wie immer in einer SLA mit der Leertaste, mit F4 alle aufgelisteten Artikel.

Verleihdauer/Verleihpreise/Mietsatztabellen umstellen

Um einem Artikel bei einem Ausleihvorgang einen anderen Preis oder eine andere Ausleihdauer zu geben, drücken Sie F6. Die Mietsatztabelle kann per Tastatureingabe auf eine anderen Preis umgestellt werde.

Dies ist z.b. nötig, wenn ein Kunden einen Artikel länger oder kürzer als die normale Mietdauer haben möchte. Sie müssen dazu in den Basisdaten die entsprechnende Mietsatztabelle erfasst haben.

Geben Sie jetzt nur noch die Nummer der Tabelle ein und der nächste Artikel wird mit der neuen Tabelle verleihen.

Dieses Vorgang können Sie ebenfalls mit einem entsprechendenBarcode-Steueretikett per Scanner erledigen (siehe Verwaltungsdaten / Etiketten drucken).

Artikel suchen

Mit F7 suchen Sie die eine Artikel. Dies kann ohne aufgerufene Kunden geschehen und hat damit eine Auskunftsfunktion.

Sie kommen in die von der Artikelverwaltung her bekannte Suchmaske.

weiteres Menue

Da nur 8 Funktionstasten zur Verfügung stehen, drücken Sie F8 um in ein weiteres Menue zu gelangen.

Dieses weitere Menue unterscheidet sich, je nachdem , ob zuvor ein Kunde aufgerufen wurde oder nicht.

2. Menue ohne Kunden

Ohne Kunde sieht es so aus:

F1 und F4 haben keine Funktion.

Überfälligenliste

F6 druckt Ihnen eine Liste der überfälligen Filme außerhalb des Mahnprogramms um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, diese Artikel in den Schränken nochmals zu suchen.

Sie bekommen eine Auswahl Ihrer Mahnlisten:

Suchen Sie sich Ihre Liste der Zifferneingabe heraus und drücken Sie F1 für "suchen":

Nun können Sie mit dieser Liste in der Hand durch Ihre Regale gehen, um vor einem Mahnvorgang zu kontrollieren, ob die Artikel tatsächlich nicht abgegeben wurden, oder ob bloß vergessen wurde, zu buchen.

Probedruck

F8 gibt einen Probedruck Ihres Verleihformulars aus. Diese Funktion ist gedacht zur Kontrolle des Formates Ihres in den Filialdaten (Basisdaten) erfassten Vermietbeleges.

2. Menue mit Kunden

Mit aufgerufenen Kunden sieht es so aus:

F1 setzt einen Rabatt (sofern in den Zugriffsrechten erlaubt) in Prozent.

F2 bringt Sie in die von der Kundenverwaltung her bekannte vollständige Kundenmaske (für Adressänderungen o.ä.).

Sollte ein Kunden seine Karte verloren gemeldet haben, können Sie mit Druck der Taste F3 eine neue Kundenkarte erstellen, den "alten" Kundendatensatz (mit Hinweis) sperren und sämtliche Umsatz- und sonstige Daten sowie Verleihartikel auf den neuen Datensatz übernehmen! Eine einfach zu handhabende, schnelle und sichere Funktion!

F4 verändert Belegpositionen:

Sie sehen die Artikel des Belegs in einer SLA aufgelistet. Durch Retrun oder Positionsziffer werden die zu ändernen Artikel aufgerufen:

Hier können Sie maskengesteuert diese Angaben zum aktuellen Verleih- oder Verkaufsvorgang verändern:

· Den Verleihbetrag

· Den Mietsatzkalender

· Die Mietsatztabelle

· Die Umsatzgruppe

· Einen Bonus in Pfennige

· eine Miet-Kaution

· in Scheck/bar?

· den Rabattstop aus den Artikeldaten ausschalten

· den Mietsatz

· die Mietdauer

Mit F7 verkaufen Sie den Artikel (sofern in den Artikeldaten ein Verkaufspreis erfasst wurde).

Mit F8 löschen Sie den Artikel aus dem Beleg.

Anmerkung:

Einige der Funktionen sind auch in der normalen Verleihmaske durch Tastenkürzel auszuführen:

Geben Sie hier folgende Kürzel ein:

einige Beispiele:

,r10 für 10% Rabatt

,P5 für Verleihpreis DM 5,--

,m10 um die Menge bei Verkaufsartiklel auf 10 Stück heraufzusetzen.

Reklamieren

Mit F4 reklamieren Sie einen Artikel:

Mit Hilfe der Reklamationstexte aus den Standardtexten der Basisdaten bezeichnen Sie den Fehler, den der Kunde angibt genauer.

Es werden die letzen 5 Mieter des Artikels angezeigt. Alle diese Mieter bekommen Reklamationspunkte auf Ihr Konto. Diese Funktion soll Ihnen helfen, "schwarze Schafe" aus Ihrer Kundschaft herauszufiltern, die "kassettenfressende" Rekorder haben oder sehr reklamationsfreudig sind.

Der "Schadesmelder" bekommt 1 Fehlerpunkt, der vorherige Mieter 5 Fehlerpunkte, der vorvorherige Mieter 4 Fehlerpunkte usw. Es sei denn, der "Schadensmelder" gibt sich als Verursacher zu erkennen - das hat 5 Fehlerpunkte zu Folge!

Mit F5 können Sie die Fehlerverursacher, sollte der Kunde den Schaden zugeben dem aktuellen Kunden zuordnen.

Sollten eine Anzahl von Fehlerpunkten überschritten werden, gibts in den Vermietbewegungen beim nächten Verleihvorgang des Kunden einen dezenten Hinweis (siehe auch Filialdaten).

Kreditnachweise

Mit F5 können Sie die Kreditnachweise des Kunden auflisten:

F1 bringt Sie wieder zurück.

F5 druckt den Rechnungsbeleg nach.

F7 druckt eine Kundenkontokarte.

Wählern Sie einen Vorgang mit Return oder der entsprechenden Ziffer aus, sehen Sie folgende Maske:

Sie sehen den Beleg auf dem Bildschirm!

Und können auf diese Weise vollständig informiert und auskunftsbereit sein.

Kundentexte

Mit der Taste F6 sehen Sie die unter diesem Kunden in der Kundenverwaltung erfassten Kundentexte ein:

Diese Texte haben reinen Informationscharakter. Jeder Text hat eine Prioritätsnummer von 0 (überhaupt nicht wichtig) bis 999 (schrecklich furchtbar wichtig!!!!). Und diese wird bei einer Wichtigkeit von über 500 beim Kundenaufruf in den Vermietbewegungen mit einem roten Hinweis angezeigt.

freie Eingabe

Um Artikel verkaufen zu können, die nicht im Datenbestand der Artikeldatenbank vorhanden sind, gibt es die freie Eingabe:

Hier bestimmen Sie völlig frei

· den Artikeltext

· den Brutto Verkaufspreis

· den Steuersatz

· den Nettopreis

· die Umsatzgruppe ( bei "freien Artikeln" standardmäßig auf 7)

· die Menge

Mit F1 beenden Sie die Eingabe und der Artikel ist auf dem Beleg!

Ende-Taste F12

Drücken Sie die Ende-Taste F12 in den Vermietbewegungen, können Sie das Programm verlassen (Frage "wirklich beenden?" mit F4 bejahen). Daneben gibt es hier ein kleines Untermenue, mit dem Sie einige weitere Funktionen aufrufen können:

Resevierungen

F1 - Reservierdaten

Sie erhalten eine Maske mit den Reservierungsfunktionen zur Auswahl:

Um eine Reservierung zu bearbeiten, gehen Sie mit dem Scanner über die Kassette. Sie haben drei Modi zur Auswahl: Erfüllung einer Resevierung (wenn die Kassette da ist), Aufhebung (wenn die Resevierung storniert werden soll) und Nicht abgeholt (wenn der Kunden die Reservierung verstreichen läßt). Schalten Sie die Modi mit F8 hin und her.

Haben Sie eine Kassette eingelesen, drücken Sie auf F2, um die Reservierung zu erfüllen:

Es wird unterschieden zwischen Kundenreservierungen und Filialreservierungen. Kassetten können in einen Filialtausch erfasst (Verwaltungsdaten) werden. Hierzu werden die Kassetten dann für eine Filiale reseviert, damit die jeweiligen Kassetten auch zu einem gewünschten Zeitpunkt aus dem Verleih herausgenommen werden können und in eine Kiste zum Abtransport in eine andere Filiale gepackt werden können (F4).

Reklamationen

F2 - Reklamation anlegen

Sollte ein Kunden eine Kassette reklamieren wollen drücken Sie F2:

Geben Sie zu der Reklamation, wie auf der obigen Maske geschehen, aus den Reklamationtexten in den Basisdaten eine Textnummer ein, die den Schaden näher beschreibt. Und drücken Sie F1. Die Reklamation ist damit gespeichert.

F3 - Reklamation aufheben

Durch das Einlesen der Barcodenummer per Scanner (oder durch die normale Artikelsuche per Tastatur) kann eine Reklamation aufgehoben werden, sollte sich diese nach dem Test der Kassette als unberechtigt herausgestellt haben. Oder aber die Kassette repariert oder ausgetauscht worden sein:

Drücken Sie F1: Die Aufhebung ist damit gespeichert.

Kassenentnahme

F6 - Kassenentnahme

Sie sollten von Zeit zu Zeit Bargeld aus der Kasse entnehmen, damit der Bargeldbestand nicht zu hoch wird im Verkaufsraum und in den rückwärtigen Bereich des Ladengeschäfts bringen. Diese Maßnahme dient der Sicherheit vor Raub.

Geben Sie dazu den Betrag ein und Ihre Personalnummer. Sie werden noch nach Ihrem Passwort (Kennwort) gefragt - dann ist die Entnahme gebucht und ein Entnahme-Beleg wird ausgedruckt. Diesen legen Sie bitte zu dem Geld.

Schichtwechsel

F7 - Schichtwechsel starten

Um einen Schichtwechsel der Bediener oder einen Kassenabschluß zu starten, drücken Sie bitte F7:

Mit F3 starten Sie den Schichtwechsel.

Entnehmen Sie der Kassenschublade das Geld und zählen es in einer ruhigen Ecke oder im rückwertigen Bereich Ihres Ladengeschäftes. An der Verleihstation kann mit neuem Personal bereits weitergearbeitet werden. Nun gehen Sie nach dem Zählen erneut in das Programm Schichtwechsel:

Hier geben Sie Ihren gezählten Geldbetrag ein und ggfs. die Standardkonten für die Ausgaben, die in den Kassenbuch-Basisdaten erfasst wurden. Mit F1 buchen Sie den Schichtwechsel nach Eingabe Ihrer Personalnummer und Ihres Kennwortes.

Sie erkennen eventuelle Kassen-Fehlbestände und den Sollbstand dieser Schicht (oder des Tages). Automatisch wird ein Beleg erstellt, der mit F5 erneut ausgedruckt werden kann.

An- und Verkauf von Artikeln

Der An- und Verkauf von Artikeln in den Vermietbewegungen wird von den Daten in der An- und Verkaufsverwaltung gesteuert. Hier legen Sie die Artikelarten und Preisgruppen fest. Bitte geben Sie zuerst diese wichigen Daten ein, wenn Sie mit diesem Modul arbeiten möchten.

Nun zum Bearbeiten von An- und Verkaufsartikeln in den Vermietbewegungen:

Der Artikelankauf

Wählen Sie bitte zuerst einen Kunden, von dem der Artikel angekauft werden soll. Dann drücken Sie die Taste F12:

Nun haben Sie die Möglichkeit, einen Artikel, der zuvor bereits in den An- und Verkaufsbasisdaten angelegt wurde, anzukaufen oder einen vollkommen neuen Artikel anzulegen:

Mit einem Punkt (.) können Sie nach einem Artikel suchen. Sie bekommen dann eine Auswahl aller bereits erfassten An- und Verkaufsartikel angezeigt, auf Ihre Sucheingabe passen. Sollte Ihr gewünschter Artikel nicht gespeichert sein, drücken Sie bitte F1 für "neu erfassen":

Durch das Einlesen des EAN-Codes auf der CD oder des sonstigen Artikels wird ein leerer Datensatz angelegt. Diesen Füllen Sie bitte mit den Daten zur CD aus:

Je mehr sie an Angaben erfassen (z.b. das ursprüngliche Erscheinungsdatum oder den ursprünglichen Verkaufspreis), desto besser kann Ihre statistische Auswertung werden. Sie können außerdem noch nach dem Erscheinungsdatum suchen. Notwendig sind jedoch nur die beiden Preisgruppen für den An- bzw. Verkauf. Diese können sich auch unterscheiden.

Mit F1 speichern Sie die Daten ab.

Rufen Sie den Artikel zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf, können Sie folgende Dinge ersehen:

F2 - Die aktuellen Bestände

F3 - Der aktuellen Artikelbestand (ziemlich das gleiche nur unter einer SLA)

F4 - Die Ankäufe

F5 - Die Verkäufe

F6 - Die Umbuchungen zwischen Filialen

F7 - alle Angaben

Durch nochmaliges Einlesen der EAN-Nummer per Scanner wird der Artikel nun in die Einkaufsmaske übernommen.

Mit F6 buchen Sie den Einkauf.

Nach Eingabe des Betrages geben Sie noch Ihre Personalnummer ein:

und geben an, wie das Programm den Betrag buchen soll: in bar oder auf Saldo.

Nun wird der Ankaufsbeleg automatisch erstellt:

Der Artikelverkauf von An- und Verkaufsartikeln

Wählen Sie bitte zuerst einen Kunden, dem der Artikel verkauft werden soll und gehen Sie mit den Scanner über den EAN-Code. Oder : Drücken Sie ein plus-Zeichen (+), um den Artikel zu suchen (oder mit den Scanner über den EAN-Code). Der Artikel erscheint mit dem Preis, der in der zugeordneten Preisgruppe, die in den An- und Verkaufsdaten erfasst wurde, steht:

Sie können selbstverständlich ebenso Verleihartikel oder andere Verkaufsartikel auf diesen Beleg erfassen.

Indem Sie im zweiten Menue F4 drücken, können Sie noch den Preis verändern, wie auch bei den anderen Artikelgruppen bekannt:

Das ist alles! Der Verkauf ist sehr einfach und der Ankauf nur dann etwas aufwendiger, wenn der Artikel noch niemals zuvor angekauft wurde und ein neuer Datensatz angelegt werden muss.

Gute Umsätze mit An- und Verkaufsartikeln!

Die Kundenpflege

In der Kundenpflege erfassen und verwalten Sie Ihre Kundenkartei.

Die Aufgabe der Kundenerfassung wird im Regelfall im Tagesgeschäft, d.h. in den Vermietbewegungen erledigt. Die Verarbeitungsschritte sind jedoch vollkommen identisch. Die Kundenverwaltung enthält nur einige Zusatzfunktionen, die wir Ihnen hier erklären möchten.

Programmaufruf und Kundensuche

Drücken Sie von der Hauptauswahl 1 aus die Taste F2, gelangen Sie direkt in die Kundenverwaltung:

Anhand eines Beispiels läßt sich die Kundensuche am einfachsten erklären: Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Kunden namens Heinz Erhard, Auguststr. 36 in 22457 Sindelfingen finden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, den gesuchten Kunden zu finden:

· Sie können einen Kundenachnamen per Tastatur eingeben oder

· die Kundennummer per Scanner von der Kundenkarte lesen oder

· die Kundennummer (ohne die führende 7 und ohne Prüfziffer) per Tastatur eingeben oder

· eine der erweiterten Suchfunktionen nutzen: Sie geben Teile des Namens (bei Heinz Erhard z.b.: erh und - immer - Return) ein oder

· Teile des Vornamens (ein Komma vorweg: ,Hei bei unserem Beispiel Heinz Erhard oder

· Teile des Straßennamens (zwei Kommata vorweg oder einen Doppelpunkt- z.b.: ,,augu oder :augu) oder

· Teile des Wohnortes (ein Doppelpunkt und ein Komma vorweg - z.b.: :,sin) oder

· eine beliebige Kombination aus diesen Möglichkeiten - z.b.: e,h,a) oder

· die Telefonnummer (ein Nummernzeichen vorweg - z.b.: #551) oder

· das Geburtsdatum (ein Hütchen vorweg - z.b.: ^250262)

Sollten Ihnen diese Möglichkeiten nicht genügen, drücken Sie bitte die Taste F4 zur erweiterten Kundensuche:

In diese Maske können Sie nun einfach eine gewünschte Kombination von mehreren Suchkriterien eingeben: Den Namen, den Vornamen, die Strasse, die Kundennummer, den Ort, die Kurzinfo, die Telefonnummer, das Geburtsdatum, die Postleitzahl. die dem Kunden zugeordnete Personalnummer, die Filiale, in der der Kunde ursprünglich einmal erfasst wurde und /oder die Mahnstufe, in den sich der gesuchte Kunde gerade befindet.

Durch die Taste F2 können Sie zwischen einer lokalen Suche (nur die Filiale, in der Sie arbeiten) oder einer globalen Suche (über alle Filialen) umschalten.

Die Taste F7 gibt Ihnen die Möglichkeit, alle von Mitarbeitern gemachten Änderungen an Kundendaten einzusehen:

Kundenspezifisch oder nach Filiale, Mitarbeiter oder Arbeitsplatz können gelöschte Daten oder geänderte Daten in bestimmten Zeiträumen gesucht werden, und diese Änderungen angezeigt werden. Keine Änderung der Kundendaten durch das Personal kann damit verborgen bleiben. Sie als der Anwender wissen immer, wer wann was geändert hat!

Neuerfassen eines Kunden

Wenn Sie einen Kunden neu erfassen möchten, drücken Sie bitte in der Kundeverwaltung die Taste F4. Es erschient die Abfrage nach der Kundenummer. Sie können entweder das System eine Kundennummer vergeben lassen (nach dem interen Nummernkreis, der in den Basisdaten gesetzt wird) oder aber eine Kundenummer selbst vergeben. Diese darf nur noch nicht belegt sein, sonst gibts einen Hinweis darauf und mit einer F7 - Taste, die Möglichkeit, das System die nächste freie Nummer ab der Gewünschten suchen zu lassen.

Es erscheint vor Ihnen diese Maske:

Gehen wir die Felder in der Reihenfolge durch, die vom System verlangt wird:

Anrede Entweder per Ziffer fertige Anredetexte aus den Basisdaten holen oder aber per Hand erfassen (z.b.: Frau).

Vorname Geben Sie den Vornamen des Kunden ein.

Name Geben Sie den Nachnamen des Kunden ein.

Strasse Hier geben Sie bitte den Strassennamen ein. Sollte mit der Taste F7 die Wortautomatik eingeschaltet sein, kann es sein, daß Ihr System selbstständig aus einer eingegebenen Haupstr. eine Hauptstrasse macht! Dies geschiet automatisch anhand der bereits erfassten Kundendaten, damit Sie und Ihre Mitarbeiter nicht die selbe Straße oder den selben Ort auf verschiedene Art und Weise schreiben.

Länderkennzeichen (Ort) Hier geben Sie ebenfalls per Ziffer vorerfasste Standardorte aus den Basisdaten ein oder ein Länderkennzeichen per Hand (D für Deutschland oder CH für die Schweiz u.s.w.). Diese Eingabe ist aber nicht notwendig und Ihrem Geschmack überlassen. Sollten Sie einen Standardort benutzt haben, so springt der Cursor in das Feld Ausweis. Anderenfalls geben Sie bitte noch die Postleitzahl und den Ort ein.

Ausweis Hier bitte die Personalausweisnummer des zu erfassenden Neu-Kunden eingeben (oder sonstige Ausweispapiernummer)

Bis hierher waren die Angeben notwendig, alles weitere ist Ihnen frei überlassen:

Kennwort Sollten Sie in den Vermietbewegungen ein Persönliches Kennwort von einem Kunden bei einem Verleihvorgang verlangen, so füllen Sie dieses Feld - ansonsten bleibt es leer.

G-Datum Das Geburtsdatum des Kunden. Dies erleichetrt die allgemeine Identifikation und das Alter des Kunden wird in den Vermietbewegungen in Jahren angezeigt.

Anmerkung:

Diese Feld wird bei der Speicherung des Kunden abgeprüft und alle Kunden mit gleichem Geburtsdatum werden in einer kleinen Maske aufgelistet, sobald Sie den neune Datemsatz mit F1 speichern wollen:

Info freie Textzeile zur Erfassung kundenspezifischer Informationen

Telefon Telefonnummer des Kunden (wird in der Mahnliste angezeigt)

Fax Faxnummer des Kunden

E-Datum Das Eintrittsdatum des Kunden. Dies erleichert ebenfalls die allgemeine Identifikation des Kunden.

L-Datum Das Datum der letzten Kundenbewegung (Vermietung, Rückgabe oder Verkauf). Wird automatisch in den Vermietbewegungen gesetzt. Auf diese Weise wissen Sie immer, wann der Kunde das letzte Mal bei Ihnen im Ladengeschäft war.

A-Datum Das Ablaufdatum einer Aufenthaltsgenemigung bei anderen Staatsangehörigkeiten.

Rabatt Ein kundenbezogener Rabatt in Prozentangabe

MahnKz Die Mahnkennzeichen werden entweder vom Mahn-Programm vergeben, oder aber Sie können die Buchstaben B,C,D,E,F,G und H selbst vergeben um Ihre Kunden in bestimmte Kreise oder Gruppen zu unterteilen. Die Kennzeichen können von Listenprogrammen selektiert und die Kunden dann ausgewertet werden.

Club Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kunden in einen besonderen "Club" aufzunehmen, dann setzen Sie das Club-Feld auf Ja und bei der Vermietung wird automatisch die aktuelle Mietsatztabelle um 50 heraufgesetzt. In dieser Tabelle haben Sie die besonderen Bedingungen für "Club-Mitgieder" eingeben. Diese Möglichkeit wird genutzt z.b: als Gold-Kunden-Karte mit einem verminderten Mietsatzgebühr pro Kassette aber einer festen Monatsgebühr.

Werbung Alle Kunden, die in diesem Feld ein J stehen haben, werden bei Werbemailings ausgelassen.

MwSt. Mehrwertsteuerart des Kunden: 0 normale Quittung den Vermietbewegungen, 1 MwSt. enthalten ausgeweisen, 2 enthaltene MwSt. pro Position ausgewiesen, 3 reine netto-Rechnung

gemietet Ist bei diesem Kunden der Filmspeicher

Filiale Die Filiale, in der der Kunden ursprünglich erfasst wurde.

Als reine Anzeigefelder sind noch zu sehen:

Kundenumsatz der letzten 8 Quartale in DM; die Anzahl der nicht abgeholten Reservierungen (mit erstem und letztem Reservierungsdatum).; den durchschnittlichen Tagesumsatz des Kunden in DM; den aktuellen Saldo; sein Keditlimit; Mahnbetrag bei einem Mahnkunden; das Erfasssungspersonalnummer; die Textanzahl der erfassten Kundentexte, Stammkundenanzeige; die Anzahl der aktuell gemieteten Filme und die maximale Anzahl der Artikel, die der Kunden zur gleichen Zeit gemietet haben darf (Diese wird in den Basisdaten für alle Kunden gesetzt und kann mit den Tasten F4 und F5 für jeden Kunden induviduell hoch- bzw. heruntergesetzt werden.)

Mit der Taste F1 speichern Sie den neuen Kunden.

Auswahl des Kunden

Es kann es sein, daß Ihre eingegebenen Suchkriterien bei der Kundensuche auf eine ganze Reihe von Kunden zutreffen - es erscheint eine Auswahl (auch Serielle-Linien-Auswahl kurz SLA genannt).

Aus diese Auswahl heraus können Sie den Kunden per Ziffer anwählen oder mit den Pfeiltasten den Cursor bewegen, bis der Kunde gefunden wurde und Return geben. In der Windows95-Version können Sie auch die Zeile mit der Maus doppelklicken.

F1 zeigt alle Artikel an, die der aktuelle Kunde (in der Zeile des Cursors) jemals gemietet hatte (Voraussetzung: Kunden/Filmspeicher ist in den Basisdaten/Filialdaten eingeschaltet)

F3 zeigt eine komplette Statistik des aktuellen Kunden über Systeme, Filmarten, Mietsätze, Filialen und Warenobergruppen.

F4 drücken Sie, wenn Sie einen Neu-Kudnen erfassen möchten.

F5 und F6 drucken dann ein Barcode- bzw. Normal-Kundenetikett des aktuellen Kunden.

Mit der Leertaste markieren Sie einen oder mehrere Kunden (dieser werden dann hellblau unterlegt dargestellt). F7 und F8 drucken dann Barcode- oder Normal-Kundenetiketten der markierten Kunden. F2 erlaubt Änderungen aller markierten Kunden auf z.b: eine korrekt geschriebene Strassenbezeichnung mit der "richtigen" Postleitzzahl:

Durch den Druck der Taste F7 werden in der Änderungsmaske alle eingetragenen Bezeichnungen für alle markierten Kunden geändert.

Die Kundenmaske

Ist der gesuchte Kunde gefunden, so erscheint die Kundenmaske:

Die einzelnen Felder dieser Masske wurden bereits im Abschnitt Kundenerfassung erklärt, sodaß wir uns hier auf die Bedeutung der Funktionstasten beschränken wollen:

F1 Weitere Daten - siehe Beschreibung weiter unten

F2 Neu erfasssen - Hier erfassen Sie einen Neu-Kunden

F3 Verändern - mit dieser Taste kommen Sie in die eigentliche

Kundenmaske und verändern den aufgerufenen

Kunden

F4 Drucken - Ausdruck eines Normal- oder Barcode-Etiketts

oder eines beliebigen Formulars

(z.B.: Einzugsermächtigung)

F5 Zusatzdaten - siehe Beschreibung weiter unten

F6 Bewegungen - mit diese Taste können Sie sämtzliche Belege,

die diesen Kunden betreffen, aufrufen und

bei Bedarf auch nachdrucken:

Seien es Vermietbelege oder Verkaufsbelege.

Wichtig:

Außerdem können Sie hier mit der Taste F1 alle

jemals gemieteten Artikel des Kunden

auflisten lassen!

F8 Löschen - mit dieser Taste löschen Sie den Kunden

Weitere Daten

Mit F1 kommen Sie in eine Untermaske:

Hier können Sie einem Personalmitglied eine Kundennummer zuordnen; die Bankverbindung für einen Kunden erfassen (mit Bankleitzahl und Bankbezeichnung für den automatischen Bankeinzug). den aktuellen Saldo per Hand ändern; das Kreditlinit verändern oder die Anzahl der Maximal-Artikel versetzen.

Außerdem werden bei einem Mahnkunden alle relevanten Daten auf der rechten Maskenhälfte angezeigt.

Mit F4 können Sie sich den Kreditverlauf des Kunden auf den Bildschirm holen:

Von hier aus können Sie sich mit F7 eine Kundenkontokarte drucken lassen; mit F1 kommen Sie wieder eine Programmschritt zurück und mit F5 können Sie sich einen der angezigten Belege nachdrucken lassen.

Zusatzdaten

Drücken Sie von der Kundenmaske aus F5 erschient erneut ein Untermenue:

F1 öffnet Ihnen die Eingabemöglichkeit von Zusatztexten in beliebiger Größe und beliebiger Menge unter einem Kunden.

Diese Texte haben reinen Informationscharakter. Jeder Text hat eine Prioritätsnummer von 0 (überhaupt nicht wichtig) bis 999 (schrecklich furchtbar wichtig!!!!). Und diese wird bei einer Wichtigkeit von über 500 beim Kundenaufruf in den Vermietbewegungen mit einem roten Hinweis angezeigt. Z.B.:

F3 öffnet die Reklamationsdaten:

Hier können Sie alle für diesen Kunden erfassten Reklamationen sehen. Die einzelnen Fehlerwerte (1-26) werden aus den Reklamationsverwaltung in den Basisdaten entnommen (siehe auch Abschnitt Reklamation in den Vermietbewegungen).

Mit den Tasten F3 bis F8 sehen Sie zudem den Reklamateur und die jeweils letzten 5 Mieter des Artikels.

F5 listet die aktuell gemieteten Artikel des Kunden auf.

F7 listet die Kundenstatstik auf - differenziert nach Systemen, Filmarten, Mietsätzen, Filialen und Warenobergruppen.

F8 zeigt alle Änderungen die das Personal bei einem Kunden gemacht hat an: Hier kann der Anwender alle Manipulationen am Kunden mit Bedieneridentifikation und Uhrzeit nachvollziehen:

Mit den Funktionstasten blättern Sie chronologisch durch die Kundendaten:

Die Artikelpflege

In der Artikelpflege erfassen und verwalten Sie Ihre Verleih- und Verkaufsartikel. In ersten Versionen von "Videoclub XL" hieß dieser Programmteil Filmverwaltung. Dieser Name jedoch würde dem Umfang und den erweiterten Funktionen - z.B. als komplette Warenwirtschaft für Ihre Verkaufsartikel - heute nicht mehr gerecht werden.

Die Aufgabe der Artikelerfassung wird im Regelfall neben dem Tagesgeschäft, d. h. nicht in den Vermietbewegungen erledigt.

Die Artikelverwaltung ist ein komplett eigenständiger Programmteil - einzig die Artikel/Film-Suche gleicht in den Verarbeitubngschritten der Sucher in den Vermietbewegungen:

Programmaufruf und Artikelsuche

Drücken Sie von der Hauptauswahl 1 aus die Taste F3, gelangen Sie direkt in die Artikelverwaltung:

Anhand eines Beispiels läßt sich die Artikelsuche am einfachsten erklären: Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Verleihkassette mit dem Titel"Immer auf Achse" finden. Diese Actionkomödie ist als Beispielkassette von CIC herausgegeben.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, den gesuchten Artikel zu finden:

· Sie können Teile des Titelbezeichnung per Tastatur eingeben in das Feld Bezeichnung oder

· die EAN-Artikelnummer per Scanner von der Kassette in das Feld Artikel Nr. einlesen oder

· die Artikelnummer (ohne die führende 6 und ohne Prüfziffer) per Tastatur in das gleiche Feld eingeben oder

· eine der erweiterten Suchfunktionen nutzen (von oben nach unten in der Maske):

- Sie geben Teile der Artikelinfo (falls erfasst) ein oder

- Teile des Interpreten / Darstellernamens in das Feld Interpret

- die Filiale, in der der Artikel erfasst wurde oder

- das System, die Filmart oder der Lieferant

Hier gilt : Buchstabe (z.b: w bei dem Lieferanten) bringt eine Auswahl der erfassten Daten auf den Bildschirm:

- Sie können auch nach dem aktuellen Mieter suchen: Geben Sie einfach eine Kundennummer per Hand oder per Scanner ein und alle verliehenen Artikel, die dieser Kunde zu Hause hat, werden Ihnen angezeigt.

Hier gilt: Geben Sie Teile des Kunden-Namens ein, erscheint eine Kundensuchauswahl! Drücken Sie von dieser Auswahl aus die Ende-Taste F12 gelangen Sie direkt in die Kundensuchmaske!

- Ist die Titelverwaltung bei Ihnen eingeschaltet, so können Sie nach der Titelnummer suchen oder

- ist die Titelverwaltung bei Ihnen eingeschaltet, so können Sie nach der ISBN-Nummer suchen oder

- zusätzliche EAN-Nummern für Verkaufsartikel sind ebenfalls ein Suchkriterium oder

- die Bestell- oder Lagernummer ist ein Feld, nach dem Sie ebenfalls suche können, oder als letztes

- die Tauschfilm-Kennzeicnung und die Defekt-Kennzeichnung durch eine Kundenreklamation.

Alle Suchfelder können auch kombiniert werden: Sie können also alle Actionkomödien der Firma CIC suchen, die mit dem Buchstaben I anfangen, sich in der Filiale 1 befinden und eine VHS-Kassette sind:

Dazu brauchen Sie unsere Beispielmaske nur so auszufüllen:

Die Tasten F1 bis F8 haben hier folgende Bedeutung:

F1 sucht in allen Artikeln nach den darüber angegebenen Kriterien.

F2 sucht in den Artikeln, die momentan verliehen, aber - nach dem Mietsatz zu urteilen - nur bis heute bezahlt sind (dementsprechnend mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit auch heute noch abgegeben werden) und den angegebenen Kriterien.

F3 sucht in allen Artikeln, die nicht vermietet sind und nach den darüber angegebenen Kriterien.

Mit F4 erfassen Sie einen neuen Artikel.

F5 sucht in allen Verkaufs-Artikeln und nach den darüber angegebenen Kriterien.

F6 sucht in allen Verkaufs-Artikeln und nach den darüber angegebenen Kriterien.

F7 sucht in allen Neuheitenund nach den darüber angegebenen Kriterien.

F8 gibt Ihnen ein Protokoll aller Artikelstammdaten-Veränderungen durch Ihre Mitarbeiter:

Sie können hier - wie in der Kundenverwaltung auch nach allen Veränderungen, die das Personal bei einem Artikel gemacht hat an: Hier kann der Anwender alle Manipulationen am Artikel mit Bedieneridentifikation und Uhrzeit nachvollziehen!

Mit dem Druck einer der F-Tasten starten Sie eigentliche Suche und alle gefundenen Artikel erscheinen auf dem Bildschirm in einer Auswahl (SLA):

Der Artikel, in dessen Zeile der Cursor steht, läßt sich hier direkt bearbeiten:

Sie können sehen welche Filialtausch-Läufe der Artikel bereits hinter sich hat (F3)und wo er war (siehe Verwaltungsprogramme / Filmtausch erfassen ), Sie können den Artikel direkt reservieren (F4 - siehe Vermietbewegungen); Sie können zusätzliche EAN-Codes erfassen (F5), Etiketten drucken lassen (F6), oder aber einen Artikel als "nicht mehr defekt" kennzeichnen, der aus der Reperatur/Umtausch gekommen ist und damit erneut für den Verleih freigeben (F8).

Drücken Sie einfach Return, so wird der Artikel in der Artikelmaske angezeigt. Die Bedeutung der Felder im Einzelnen erklären wir am besten Anhand einer Neuerfassung eines Artikels:

Neuerfassen eines Artikels

Wenn Sie einen Artikel neu erfassen möchten, drücken Sie bitte in der Artikelverwaltung die Taste F4. Es erschient die Abfrage nach der Artikelnummer. Sie können entweder das System eine Artikelnummer frei vergeben lassen (nach dem interen Nummernkreis, der in den Basisdaten gesetzt wird) oder aber eine Artikelnummer selbst vergeben. Diese darf nur noch nicht belegt sein, sonst gibt es einen Hinweis darauf und mit einer F6 - Taste, die Möglichkeit, das System die nächste freie Nummer ab der Gewünschten suchen zu lassen.

Es erscheint vor Ihnen diese Maske:

Gehen wir die Felder in der Reihenfolge durch, die vom System verlangt wird:

Filmart Entweder per Ziffer die Filmart aus den Basisdaten holen oder aber die Leertaste und Return geben (gilt für alle Auswahlfelder in der Artikelmaske):

Die Auswahl treffen Sie mit der Zifferneingabe oder den Pfeiltasten und bestätigen Sie mit Return.

Lieferant Entweder per Ziffer den Lieferanten aus den Basisdaten holen oder wie oben beschrieben eine Auswahl geben lassen.

System Entweder per Ziffer das System aus den Basisdaten holen oder wie oben beschrieben eine Auswahl geben lassen.

Bezeichnung Geben Sie hier die Titelbezeichnung ein.

Anmerkung: Sollten Sie die Titelverwaltung eingeschaltet haben, springt das Programm automatisch bei der Neuerfassung in die Titelverwaltung um anzuzeigen, ob es bereits einen vorhandenen Titel mit Informationen gibt, auf den sich Ihre Neuerfassung bezieht. Dies kann der Fall sein, wenn z.b. eine zentrale Voraberfassung von Titeln geschieht oder aber ein Mitarbeiter Ihnen bei der Neuerfassung zuvorgekommen ist. Lesen Sie hierzu bitte in dem Abschnitt Titelverwaltung.

Info Hier geben Sie eine beliebige Infozeile zu dem Artikel ein.

FSK Hier geben Sie eine Zahl ein, um die Freigabe der Kassette bei der freiwilligen Selbstkontrolle zu bezeichnen: 0 ist indiziert, 1 ist freigegeben ohne Altersbeschränkung und ansonsten 6, 12, 16 oder 18 Jahre gemäß den Jugendschutzklassen.

BL-Nummer bezeichnet die Bestellnummer des Lieferanten für diesen Artikel oder aber Sie benutzen diese Nummer als, von der eigentlichen Artikelnummer unabhängigen, Lagernummer, die den Platz des Artikels hinter dem Verkauftresen kennzeichnet. Über diese Nummer kann der Artikel in den Vermietbewegungen gesucht werden.

EK-Datum Das Einkaufdatum des Artikels. Setzt das Sytsem automatisch auf das aktuelle Datum der Erfassung.

EK-Datum Das Einkaufdatum des Artikels. Setzt das Sytsem automatisch auf das aktuelle Datum der Erfassung.

EK-Preis Der Einkaufspreis des Artikels. Ergibt in der Statistik die Rentabilität.

VK-Preis Der Verkaufspreis des Artikels. Ist auch für den Verleihartikel einzugeben, wenn dieser einmal verkauft werden sollte. Ohne VK-Preis ist kein Verkauf eines Verleihartikels möglich! Die Netto-Handelsspanne wird hinter dem Artikel angezeigt.

EK-Preis Der Einkaufspreis des Artikels. Ergibt in der Statistik die Rentabilität.

Min/Max B. Mindest- und Maximalbestand. Dieses Feld ist nur wichtig bei Mengen-Verkaufsartikeln. Ist der Mindestbestand unterschritten, darf der Artikel zwar trotzdem verkauft werden; nur im Bestellwesen kann nach diesen Artikeln gesucht werden und eine automatische Bestellung beim Lieferanten ausgelöst werden, die die aktuellen Bestände bis auf den Maximalbestand auffüllt.

Verp.Einh. Verpackungseinheit des Mengenartikels. Erscheint auf der automatischen Bestellung.

Vermietung Vermietartikel oder Verkaufsartikel? 0 ist Verkaufs- , 1 ist Vermietartikel.

Verkaufsart Vermietartikel, die ab heute nur noch verkauft werden dürfen, erhalten in dieses Feld ein J.

nach LSchluß Ist der Verkauf dieses Artikels nach Ladenschlußzeit erlaubt?

Inventur Soll dieser Artikel in der Inventur erscheinen oder nicht?

gesperrt Ist der Artikel gesperrt für den Verleih?

Warnung Soll dieser Artikel in den Vermietbewegungen auf dem Bildschirm gemeldet werden, wenn er wiederholt bei einem Kunden vermietet oder verkauft wird?

Filiale In welcher Fililale ist der Artikel gespeichert?

Mietsatz Zu welchem Mietsatz wird der Artikel vermietet? Der Mietsatz wird aus den Basisdaten geholt. Sie haben hier die Möglichkeit, drei verschiedene Mietsätze einzugeben. Nach x Tagen wird automatisch auf den zweiten und nach nochmals y Tagen auf den dritten Mietsatz geschaltet.

Kalender Zu welchem Kalender wird der Artikel vermietet? Der Kalender wird bei einer 0 (Stanbdard-Angabe) aus den Basisdaten/Filialdaten geholt.

Umsatzgruppe Sie können alle Artikel in 10 frei Umsatzgruppen einteilen. Diese Gruppen sind vom Programm nicht weiter verwaltet, sie erscheinen aber in dem Ausdruck der Tagesliste. Teilen Sie sich Ihre Artikel frei ein, und bekommen Sie eine Umsatzeinblick in Ihre Gruppen.

Warnung unter Soll dieser Artikel in den Vermietbewegungen auf dem Bildschirm gemeldet werden, wenn er seinen Bestand, den Sie hier erfasssen, unterschreitet?

Mahnstufe In welcher Mahnstufe befindet sich der Artikel zu Zeit?

Kaution Soll eine Kaution bei der Vermietung dieses Artikels verlangt werden, so geben Sie hier den Betrag in DM ein.

Leasing Nur für Leasingartikel: Zu diesem Datum soll der Film aus dem Verleih genommen werden und zurück zum Lieferanten geschickt werden.

Mwst.M/K Mehrwertsteuersätze für die Vermietung und den Verkauf.

Mit F1 speichern Sie den Artikel nach der Eingabe der gewünschten Felder, mit F2 speichern Sie alle Artikel der selben Bezeichnung ab (nur bei Änderungen, nicht bei der Artikelerfassung notwendig), mit F3 gelangen Sie in diese drei Felder: Filiale, Bezeichnung und gesperrt. Mit F5 setzen Sie einen Rabattstop - d.h. bei Rabatt-Kunden wird dieser Artikel von dem erfassten Rabatt, der für den Kunden sonst immer gilt, ausgenommen.

Bei der Speicherung wird nochmals abgefragt, ob die Einträge in den Feldern Filiale und Vermietung korrekt sind, da spätere Änderungen dieser Einträge nicht mehr möglich sind.

Sollte sich hier trotzdem ein Fehler eingeschlichen haben, muss der Artikel gelöscht und neu erfasst werden.

Nach der Speicherung erscheint folgende Maske:

Die Artikel-Maske

Die Erklärung der Funktionstasten der Reihe nach:

F1 zeigt Ihnen die Artikel-Zusatzdaten an:

Artikel-Zusatzdaten

F2 zeigt Ihnen Statistikwerte des Artikels:

F3 zeigt Ihnen an, in welcher der Filialen der Artikel im Rahmen des automatischen Filialtauschprogramms (Verwaltung) bereits war:

F2 erfasst einen neuen Artikel.

F3 bringt Sie in die eigentlich Artikelmaske zurück (z.b.: um Änderungen am Artikel durchzuführen).

Diverse Artikel-Informationen

F4 zeigt diverse Infos:

F1 und F2 drucken Normal- bzw. Barcode-Etiketten;

die Taste F4 führt Sie in die Erfassung von zusätzzlichen EAN-Codes. Das kann bei Verkaufsartikeln wichtig sein, da es vorkommen kann, das ein- und derselbe Artikel vom Hersteller mit mehreren verschiedenen EAN-Nummern ausgezeichnet wurde.

Mit der Taste F4 erfassen Sie per Scanner neue Codes und mit F1 speichern Sie die erfassten Nummern.

Mit der Taste F5 gelangen Sie in das Einkaufsprotokoll:

Drücken Sie Return, so haben Sie den Einkauf vollständig auf dem Bildschirm:

Sollten Bestellungen unter dem Artikel gespeichert worden sein, sichten Sie diese mit F5:

Zurück zur Artikelmaske:

Mit F3 können Sie sämtliche Verkäufe dieses Artikels einsehen mit den dazugehörigen Kundendaten:

Eine Liste der Verkäufe dieses Artikels können Sie mit F8 drucken; das Verkaufsprotokoll nachdrucken mit F7.

Bestätigen Sie die aktuelle Zeile mit dem Cursor indem Sie Return drücken, erscheint eine Maske mit den dazugehörigen Einkaufsdaten:

Drücken Sie F1, um wieder in die vorherige Maske zurück zu kommen.

Mit F5 können Sie ein Einkaufsprotokoll drucken oder mit F8 eine Einkaufsliste.

Mit der Ende-Taste F12 kommen Sie einen Schritt zurück.

Mit F6 sehen Sie (im Falle eines Falles) die Reklamationsdaten:

Mit der Ende-Taste F12 kommen Sie einen Schritt zurück.

Mit derTaste F8 können Sie Interpreten einer CD oder Darsteller, Regisseure oder sonstige Personen eines Film eingeben:

Mit F1 speichern Sie die Darsteller nach der Eingabe und mit der Ende-Taste F12 kommen Sie einen Schritt zurück ohne zu speichern.

Der aktuelle Mieter

Mit F6 sehen Sie den Aktuellen und die letzten 4 Mieter:

Durch Return wird die komplette Kundenmaske angezeigt:

Duplikat / Reservierung

Mit F8 kommen Sie in die Filial- und Kunden-Reservierungen und in die Duplikatserfassung. Drücken Sie zuerst bitte F1 für Duplikat:

Falls Sie die Titelverwaltung nicht eingeschaltet haben, können Sie hier einfach und schnell Kopien der einzelnen Artikel erfassen:

In unserem Beispiel werden von einer vorhandenen Kassette 12 weitere angelegt und jeweils ein Normal- und zwei Barcode-Etiketten ausgedruckt. Die Artikelnummern werden automatisch vergeben, angang ist die Nummer 789999.

Mit der Taste F7 und F8 listen Sie dann auf dem Bildschirm die Filialen, für die dieser Artikel im Tausch vorgesehen ist (siehe Verwaltung/Filialtausch erfassen) und die Kunden die diesen Artikel reserviert haben.

Löschen

Drücken Sie in der Artikelmaske die Taste F8 wird der Artikel gelöscht (nach einer Nachfrage).Diese Taste erscheint nur, wenn der Artiklel nicht vermietet ist!

Die Titelpflege

das Programm Videoclub XL bieten Ihnen zwei Möglichkeiten der Artikelverwaltung für die Verleihartikel:

- Eine reine Kassetten- oder Einzelartikelverwaltung oder

- eine Titelverwaltung mit integrierter Kassettenverwaltung.

In der reinen Artikelverwaltung haben Sie verwaltungstechnisch und statistisch gesehen immer nur eine einzelne Kassette eines Filmtitels oder eine CD einer Platte eines Interpreten. Diese Betrachtungsweise läßt Ihnen nur die Möglichkeit, eine einzelne Kassette in den Daten zu verändern oder statistische Aussagen nicht über alle Kassetten eines Titels, sondern nur über die einzelne Kassette zu ersehen:

Die Daten der anderen Artikel gleichenTitels müßten Sie sich extern notieren um eine Aussage über die Güte des Titels zu bekommen!

Um Ihnen diese umfangreiche Arbeit zu ersparen, gibt es in Videoclub XL eine Titelverwaltung!

Hier haben Sie einen einfachen und schnellen Einkauf aller Artile gleichen Titels und eine erweiterte statistische Aussage.

Um die Titelverwaltung bei Ihnen auf dem System einzuschalten, sprechen Sie bitte mit Ihren abc-Ansprechpartner. Hierzu sind kleine Eingriffe in Ihr System nötig, um die entsprechenden Datenbanken anzulegen.

Titelverwaltung aufrufen

Drücken Sie in der ersten Hauptauswahl die Taste F4:

Sie sehen die Titelsuchmaske. Hier haben die die folgenden Möglichkeiten:

F1 Titel suchen

F4 Abo-Daten

F5 Artikel-to-Titel (nur einmalig)

F6 ohne Umsätze

F7 Maske löschen

F8 Zusatzfunktionen

Bestehende Artikel in die Titelverwaltung übernehmen

Um bestehende Artikel erstmalig in die Titelverwaltunmg zu übernehmen, drücken Sie bitte die Taste F5.

Diese Arbeit müssen Sie nur einmalig durchführen, nachdem Sie die Titelverwaltung eingeschaltet haben, um aus Ihren Artikeln Titel zu bilden. Damit diese Titel die gleichen Angaben üner Lieferant, Filmart und System haben, werden Sie in den Einleselauf nach Wusch angeglichen. Dies geschieht, indem Sie in die Felder ein J eintippen.

Dann drücken Sie F1 und geben das Wort "Starten" und Return ein - Fertig. Ihre Titel wurden aus den vorhandenen Artiklen angelegt!

Jetzt können Sie die Artikel in der Titelverwaltung suchen:

Titel suchen

Mit F1 suchen Sie die gewünschten Titel, je nachdem, was Sie vorher in die Suchmaske für Angaben eingebenen haben. Steht nichts in der Maske, werden alle Titel angezeigt:

Rufen Sie einen Artikel auf inden Sie eine Ziffer eingeben oder mit den Cursor auf die gewünschte Zeile gehen und Return drücken.

Mit F1 sehen Sie alle Kunden, die diesen Titel momentan geliehen haben.

Mit F8 löschen Sie einen Titel.

Abo-Daten

Die Titel können in Abonnementes erfasst werden. Dies ist bei einigen Anbietern üblich. Um eine Übersicht über die Rentabilität eines ABOs zu bekommen, können Sie hier Titel in ein ABO erfassen. Dazu müssen Sie zuerst ein ABO erfassen. Drücken Sie dazu F4 in der Titelsuchmaske:

In dieses Abo erfassen Sie nun die gewünschten Titel. Wenn Sie dann abermals in die Abo-Verwaltung gehen, könne Sie mit F5 die Bestände und die statistischen Daten einsehen!

Ohne Umsätze

Sie können durch mehrmaligen Druck der Taste F6 die Anzeige der Titeldaten umschalten zwischen der Anzeige ohne Umsätze , mit Umsätze, mit der 90-Tage-Statistik oder mit der 36-Monats-Statistik.

Maske löschen

Die Taste F7 löscht den Inhalt der Suchkriterien in der Suchmaske. Mit der leeren Maske könne Sie dann eine neue Suche starten.

Zusatzfunktionen

Die Taste F8 führt Sie zu den Zusatzfunktionen:

Den Interpreten-Film-Test (F4) führen Sie bitte nur mit der Assistenz eines abc-Anprechpartners durch. Dieses Programm soll Inkonsestenzen in der Interpreten-Datenbank beheben.

Die Taste F7 füllt die Titelstatistik mit den Werten der alten Tageslisten:

Dieses Programm sollte nur dann ausgeführt werden, wenn aus einer alten Artikelverwaltung mach dem Einschalten der Titelplfege eine Statistik gebildet werden soll.

Zum Starten müssen Sie "das will ich" eintippen und Return geben.

Die Titelmaske

Ist der Titel einmal ausgewählt, erscheint die Titelmaske:

Hier sind in mehreren Untermenues viele Funktionen den Titel oder den Artikel betreffend vorgesehen:

Mit F1 speichern Sie Änderungen oder Neuerfassungen.

Mit F2 können Sie firmeninterne Informationen in beliebiger Größe speichern. Diese Informationen werden als freie Texte abgespeichert und sind jederzeit aufzurufen.

Mit F3 können Sie extern zugängliche Text-Informationen in beliebiger Größe speichern. Diese Informationen werden als freie Texte abgespeichert und sind jederzeit - auch in den Vremietbewegungen - aufzurufen.

Mit F4 können Sie Darsteller und Interpreten abspeichern (wie bereits in der Artikelverwaltung beschrieben):

Titelstatistik

Mit F5 kommen Sie in die Titelstatistik:

Hier gilt folgendes:

Mit F1 kommen Sie erneut in die normale Titelmaske zurück.

Mit F2 sehen Sie die genaue 90 Tage - Statistik.

Mit F3 sehen Sie eine 3-Jahres-Angaben, monatlich verdichtet.

Mit F4 bestimmen Sie welche Filialen angezeigt werden:

Führen Sie hier bitte die anzuzeigenden Filialen auf: z.b.: 1,2,5,8.

F8 öffnet Ihnen einen Hilfe-Bildschirm:

F7 gibt Ihnen die Felder aus, die überhaupt Werte enthalten, die anzuzeigen sind:

Mit F6 gelangen Sie in die von der Artikelverwaltung her bekannte Artikelsuche und können einzelne Artikel dieses Titels ändern oder beauskunften.

Hier haben Sie eine weitere Auswahl:

F3 erfasst oder sichtet Artikel in die Filialtauschdatei:

Sie bestimmen, ob dieser Artikel zwischen den Filialen rotieren soll.

Folgende Felder sind dafür auszufüllen:

Verweildauer: die Dauer, die sich die Kassette in einer Filiale aufhält.

Nächster Durchlauf: Startdatum des Durchlaufs

Soll-Durchläufe: entweder eine Anzahl der "Runden" oder 0=unbegrenzt.

Durchlauf Start: Filiale, in die Runde starten soll. 0 = erste Filiale

Filialfolge: Reihenfolge der Stationen des Durchlaufs

Mit F1 speichern Sie den Filialtausch.

Neue Artikel des Titels erfassen

Mit F7 erfassen Sie neue Artikel dieses Titels:

Hierbei sind folgende Dinge zu beachten:

Sie sollten, um statistisch korrekte Daten zu haben, den aktuellen Einkaufspreis bei jedem Einkauf pflegen:

Auch sonstige Dinge, die sich seit dem letzten Einkauf geändert haben, sind zu aktualisieren: Verkaufspreis, Mietsatz u.ä.

Drücken Sie dann F2 und kommen Sie zur komfortablen Mengenerfassung:

Hier brauchen Sie nur die Filiale und die Stückzahl eingeben, in der die Kassetten in die Filialen verteilt werden ( unser Beispiel: 1,12 und 1,10 usw.).

Wenn Sie mit F1 den Einkauf abschließen, sind mit einem Arbeitsgang (in diesem Fall) 29 Artikel für 4 Filialen angelegt worden!

F4 bringt Sie dirket in die Maske und Sie können Stückzahlen ändern (vor dem Buchen).

F5 bringt Sie in die (aus der Artikelverwaltung) bekannte Einzelerfassung.

F6 ändert den Mietsatz.

F7 ändert den vorher gültigen Verkaufspreis für die aktuelle Filiale, in der der Cursor steht.

Über die weitere Auswahl in der Titelmaske kommen Sie zu folgenden Funktionen:

Mit F1 kommen Sie in die Kundenreservierungen, die im Tagesgeschäft erfasst wurden.

Mit F2 können Sie einsehen, welche Kunden aktuelle Mieter sind.

Mit F3 können Sie andere Artikel zu diesem Titel hinzufügen.

Mit F4 können Sie andere Titel zu dem Aktuellen hinzufügen.

Mit F5 sehen Sie das Einkaufprotokoll ein. Dies ist eine Auflistung aller Einkaufsvorgänge, die sich auf Artikel dieses Titels beziehen.

Mit F6 sehen Sie das Reklamationsprotokoll ein.Dies ist eine Auflistung aller Kundenreklamationen, die sich auf Artikel dieses Titels beziehen.

Mit F7 sehen Sie die aktuellen Bestellungen für diesen Titel.

Mit F8 gelangen Sie in die weitere Auswahl:

Hier können Sie zu guter Letzt die Verkäufe sichten (F2).

Der Artikeleinkauf

Die Bestände von Verkaufsartikel werden im Artikeleinkauf zugebucht.

Als erstes bestimmen Sie den Drucker für das Einkaufsprotokoll:

Als Abschluss wird auf diesem Drucker eine Liste der eingekauften Artikel ausgedruckt.

Sie gelangen dann die Maske, in der Sie die Einkaufsdaten erfassen:

Sie werden nach folgenden Dingen gefragt:

· die Lieferscheinnummer zur Lieferscheinkontrolle (alphanumerisch)

· das Einkaufsdatum (steht standardmäßig auf dem Systemdatum)

· die Menge, die eingekauft wird

· der Einkaufspreis

· der Brutto-Verkaufspreis

· der Netto-Verkaufspreis

· eine freie Textezeile (optional)

Ausgefüllt sieht das dann z.b. so aus:

Mit F1 buchen Sie den Einkauf.

Mit F2 ("bisherige sichten") listet das Programm alle gebuchten Einkäufe auf:

Stornieren Sie den Einkauf mit F7.

Einzeln aufrufen können Sie auch die Verkäufe der jeweiligen Artikel mit F3:

Bestellungen verwenden

Mit Hilfe des automatischen Bestellwesens kann, sofern ein Mindest- und Maximalbestand unter einem Artikelstammdatensatz erfasst wurde, der Einkauf erheblich erleichert werden:

Sobald Sie einen Artikel aufrufen, für den Bestellungen erfasst wurden, erscheint eine Funktionstasten mehr in der Auswahl:

Drücken Sie F4, bekommen Sie die Bestellungen zu diesem Artikel aufgelistet:

Bestätigen Sie diese mit Return, so erscheint die Bestellmenge der automatschen Bestellung (auffüllen bis zum Maximalbestand) auf dem Bildschirm:

Mit F7 sichten Sie die vollständige Bestellung nochmals:

Sie brauchen nun nur noch den Einkauf mit F1 (Einkauf buchen) zu erledigen, nachdem Sie den Lieferschein abgeglichen und die Nummer eingeben haben!

Der erledigte Einkauf kann nun wiederum im Bestellwesen eingesehen werden!

Mit der Ende-Taste (F12) gelangen Sie zurück in die Hauptauswahl.

Der Artikellagerort

Der Artikellagerort wird nur erfasst, wenn Sie sich entschlossen haben, die Regal/Schrankverwaltung zu benutzen. Diese hat Vorteile:

Unabhänig von der Artikelnummer (oder einer Lagernummer) haben Sie jederzeit einen Überblick, wo sich welche Kassette befindet in Ihren Verkaufsregalen und in den Schränken hinter dem Tresen.

Diese Ordnung macht Sie unabhängig von der eigentlichen Artikelnummer und bietet Ihnen die Möglichkeit, daß auch eine neue Aushilfe sich sehr schnell einarbeiten kann, da diese immer einfach ersehen kann, wo sich die gesuchte Kassette hinter dem Verkaufstresen befindet.

Die Etiketten, die Sie brauchen, erfassen Sie vorab in den Basisdaten (Etiketten erfassen - oder je nach Drucker - Eltron Etiketten) und/oder suchen sie hier für die folgende Lagerplatz-Erfassung aus:

Sind Sie sich ob des Designs des Etiketts nicht sicher, drücken Sie einfach F7 zum Druck eines Probeetiketts!

Haben Sie ein Etkett gewählt, geht es los; die Erfassungsmaske erscheint:

Zuerst müssen Sie sich daüber im Klaren sein, wo der gewünschte Artikel eigentlich hin soll und ob das Programm selbstständig die Verteilung vornehmen soll:

Entweder Sie lassen die Kassetten von System vergeben und beginnen mit der Erfassung (Die Schränke und Regale werden automatisch aufgefüllt bis auf den letzten Platz, Einheit für Einheit) oder wählen Sie ein Regal und einen Schrank aus - mit F5 und F6:

Die Auswahl bestätigen Sie mit der entsprechenden Ziffer und mit Return.

Sie erfassen die einzelnen Artikel am sinnvollsten und schnellsten mit dem Barcode-Scanner. Natürlich können Sie auch über die Bezeichnung suchen oder mit einer Leertaste in die (aus der Artikelpflege bekannte) Artikelsuchmaske kommen.

Nach dem Einlesen sehen Sie eine Zeile auf dem Bildschirm:

Diese Zeile beinhaltet:

· Lfd. laufende Erfassungsnummer

· Lagerort hier wird die Schranknummer/Schubade oder

Regalboden /Fachnummer angezeigt.

· Titel Artikelbezeichnung

· Flmnr Artikelnummer

· Titnr Titelnummer

· Filmart Die Artikelart

· System und das System

Jetzt können Sie Ihre Schränke füllen, indem Sie mit dem Scanner die Artikel einlesen.

F1 stellt die Etiketten auf einen andernenTyp um.

Drücken Sie in dieser Maske F1, sehen Sie die Lagerplatzinfo:

Hier können Sie mit F1 und F2 die Fächer wechslen.

Mit F2 wechseln Sie den Modus der Erfasung:

1.) Artikel neu in Schränke erfassen oder

2.) bereits erfasste Artikel innerhalb der Schränke umstellen

Durch Druck der Taste F3 sehen Sie die bereits erfassten Artikel zur Kontrolle auf dem Bildschirm:

Mit F7 löschen Sie den Artikel aus dem Schrank heraus.

Der Bedienerwechsel

Ein Wechsel des Bedieners ist nur dann notwendig, wenn bei den Mitgliedern des Personals die Schichten wechseln oder ein anderer Bediener mit andernen Zugriffsrechten Tätigkeiten am Arbeitsplatz ausüben möchte.

Der Bedienerwechsel geht genauso vonstatten, wie beim Programmstart das erstmalige Anmelden am System:

Das System nach der Nummer des Bedienerpersonals:

Da jedoch in den seltensten Fällen Betriebe Ihre Mitarbeiter mit einer Nummer anreden (auch im Videothekenfachhandel), kann jederzeit eine Buchstabenkombination eingegeben werden, um den Namen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zu suchen.

In unserem Beispiel haben wir die Buchstaben ko und Return eingegeben weil wir einen Herrn Kolb als Mitarbeiter am System anmelden möchten.

Wir bekommen eine Auswahl aller Mitarbeiter, deren Namen mit KO anfängt:

Nach der Eingabe der Personalnummer (hier die 1) wird nach dem individuellen Kennwort

des jeweiligen Personalmitgliedes gefragt:

Alle Mitarbeiter können ein eigenes ein persönliches Kennwort bekommen, mit dem Sie sich anmelden - wie die PIN-Nummer Ihrer Euroscheckkarte. Dieses Kennwort ist frei wählbar und kann aus Ziffern oder Buchstaben oder einer Kombination aus Beidem bestehen.

Habem Sie das Kennwort bestätigt, erscheint erneut die Hauptauswahl.

Die Listenprogramme

Die Listenprogramme beinhalten den Ausdruck der Tageskasse, das komplette Mahnwesen, die Ausgabe der reservierten Artikel, die Artikel- und Kundenlisten, die Filialtageswerte, eine Kunden-Geburtstagsliste, eine Kunden-Tierkreiszeichenliste, eine Auswertung über Artikel, die das Personal geliehen hatte, eine graphische Uhrzeitauswertung über Ihr Tagesgeschäft sowie eine Uhrzeitenliste und die Verkaufs- und Einkaufsprotokolle.

Alle diese Listen sind von Ihnen frei generierbar! Sie bestimmen, was angedruckt werden soll, in welcher Sortierfolge und in welchem Design.

Dieser Programmteil ist in der DEMO-Version nicht enthalten. Falls Sie die umfangreichen Funktionen sehen möchten, sprechen Sie bei Interesse bitte mit der abc GmbH!

Die Statistik

Die Statistik beinhaltet eine schnelle Kurzübersicht über Filialen, Liefernaten, Artikelarten oder Systeme; eine detailierte Kundenstatistik, eine detailierte Artikel-, Titel- und Filialstatisktik sowie eine globale Umsatzstatistik.

Die statistischen Auswertungen sind von Ihnen frei generierbar! Sie bestimmen, was angedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt werden soll, in welcher Sortierfolge, Unterteilung und in welchem Design.

Die Basisdaten

Die Verwaltungsprogramme

Die Verwaltungsprogramme sind , wie die Basisdaten auch, eine Anzahl von Programmteilen, die verwaltungstechnische Dinge beinhalten. Diese Programme haben mit dem Tagesgeschäft nur indirekt zu tun.

Die Verwaltungsprogramme sind in zwei Menues unterteilt:

F1 - hier können Sie Vermietartikel zu Verkaufsartikel machen

F2 - Artikel zwischen Filialen umbuchen

F3 - Etiketten nachdrucken oder Steuerungsetiketten drucken

F4 - Artikel löschen

F5 - löschen von alten Daten, die nur Festplattenplatz wegnehmen

F6 - Artikel auf einen absoluten Bestand setzen

F7 - Kunden/Artikel-Verbindung prüfen

F8 - für das zweite Menue:

F1 - Artikel in die Filmtauschdatei erfassen

F2 - Artikel eine neue Nummer zuweisen

F3 - Offline-Daten bearbeiten

F4 - abc-Dienste (News / neue Programmstände)

F5 - Gebührendaten erfassen und verwalten

F6 - Globalen Bereich über alle Filialen für Mengenartikel festlagen

F7 - Jahresübernahme der Statistikdaten

Gehen wir der Reihe nach durch:

Vermiet zu Verkauf

Mit diesem Programm können Sie einfach und schnell Vermietartikel zu Verkaufsartikel wandeln. Sollten Ihnen z.b. 20 Artikel eines älteren Titels in Ihren Vermietbereich zu viel sein, nehmen Sie die Kassetten heraus und legen Sie in eine Abverkaufsschütte. Der ehemals gültige Verkaufspreis von DM 259,-- soll mit dem Angebotspreis von DM 29,95 überschieben werden. Außerdem soll z.b. zur besseren statistischen Erfolgskontrolle die Umsatzgruppe auf 7 gesetzt werden:

Nachdem Sie einen jeweils einen Drucker für

· die Normaletiketten

· die EAN-Barcodeetiketten

· und das Umbuchungsprotokoll gewählt haben erscheint diese Maske:

In das Feld "Neuer Verkaufspreis" haben wir unserem Beispiel gemäß 29,95 eingetragen und die Umsatzgruppe auf 7 gesetzt. Es wurden zwei Kassetten des Titels "All in one" per Barcode eingescannt. Diese Artikel erscheinen nun oben in der Liste.

Die Artikel wurden zu Abverkaufsware. Sollte nur eine Verkaufspreisänderung durchgeführt werden (und weiterhin der Verleih möglich sein), drücken Sie die Taste F7.

Bisherige Umbuchungen sichten Sie mit F2:

Sollte ein Artikel irrtümlich gewandelt worden sein, stornieren Sie den Vorgang einfach mit F4:

Dieser Storno erscheint als Protokolleintrag ebenfalls auf dem Bildschirm!

Mit der Ende-Taste F12 verlassen Sie das Programm wieder zu den Verwaltungsdaten.

Artikel zwischen Filialen umbuchen

Mit diesem Programm buchen Sie Artikel einer Filiale zu oder ändern die BL-Nummer:

F1 bucht Filme in eine Filiale ein. Dazu muß der Datensatz mit einer anderen Filialekennung bereits in den System erfasst worden sein. Dieses Programm ist also nur bei einer Off-oder Online Filialorganisation zu benutzen.

Lesen Sie dann einfach die EAN-Codes der Kassetten per Scanner ein. Die eingelesenen Kassetten haben danach die Filialkenung der aktuell eingeloggten Filiale. Hier z.b. die 1.

F2 verändert die Bestell/Lagernummer eines Artikels. Dazu muß der Datensatz bereits in den System erfasst worden sein.

Bestimmen Sie als erstes die gewünschte BL-Nummer. Dann lesen Sie die EAN-Code der Kassetten per Scanner ein. Die eingelesenen Kassette hat danach eine geänderte BL-Nummer.

Mit der Ende-Taste F12 verlassen Sie das Programm wieder zu den Verwaltungsdaten.

Barcode drucken

Drücken Sie die Taste F2 in den Verwaltungsprogrammen: Dieses wichtige Programm erstellt Artikel- und Kundenbarcodes sowie Steuerungsetiketten für die Vermietbewegungen.

Geben Sie eine Filmnummer ein von der gedruckt werden soll und eine Nummer, bis zu der gedruckt werden soll: F7 druckt Normal- und F8 Barcodeetiketten!

Geben Sie eine Kundennummer ein von der gedruckt werden soll und eine Nummer, bis zu der gedruckt werden soll: F5 druckt Normal- und F6 Barcodeetiketten!

Der eigentleiche Nutzen dieses Programms ist jedoch der Druck von Steuerungsetiketten für den Verleih:

Buchen mit der Personalnummer 123 wäre z.b. die Nummer 9999123 (die dazugehörige Prüfziffer 4 wird automatisch errechnet)

Teilzahlungsbuchen mit der Personalnummer 123 wäre z.b. die Nummer 9996123 (die dazugehörige Prüfziffer wird automatisch errechnet)

Kreditbuchen (Saldobuchen) mit der Personalnummer 123 wäre z.b. die Nummer 9997123 (die dazugehörige Prüfziffer wird automatisch errechnet)

Umstellen der Mietsatztabelle auf die Tabelle 11 wäre z.b. die Nummer 9998011 (die dazugehörige Prüfziffer 4 wird automatisch errechnet)

Preis der letzten Kassenposition auf 0 setzen wäre z.b. die Nummer 6999996 (die dazugehörige Prüfziffer wird automatisch errechnet)

Buchen mit der Personalnummer 123 wäre z.b. die Nummer 9999123 (die dazugehörige Prüfziffer 4 wird automatisch errechnet)

Rabattieren auf den Satz xx mit der Rundung y wäre z.b. die Nummer 9995253 (die dazugehörige Prüfziffer wird automatisch errechnet). Hier wird z.b. auf 25% rabattiert mit einer Rundung auf 5 Pfennige.

Die Rundung wird folgendermaßen gebildet:

2 - Rundung auf 2 Pfennige (oder Währungseinheit)

3 - Rundung auf 5 Pfennige

4 - Rundung auf 10 Pfennige

5 - Rundung auf 50 Pfennige

6 - Rundung auf 1,- DM (oder Währungseinheit)

7 - Rundung auf 2,- DM

8 - Rundung auf 5,- DM

9 - Rundung auf 10,- DM

Mit der Ende-Taste F12 verlassen Sie das Programm wieder zu den Verwaltungsdaten.

Artikel löschen

Ein einfaches Löschen von Artikeln aus den Datenbestand erledigen Sie am besten mit diesem Programmteil:

Nach der Wahl des Druckers für das Protokoll erscheint die obige Maske.

Durch Einlesen der EAN-Codes der Kassetten per Scanner oder Eingabe der Artikelbezeichnung löschen Sie die Artikel.

Mit der Ende-Taste F12 verlassen Sie das Programm wieder zu den Verwaltungsdaten.

Logisches Löschen

Um Festplattenplatz zu sparen und nicht einen unnötigen Bestand an alten Daten mitzuschleppen für die Datensicherung können Sie die Datenbanken folgender Angaben verkleinern:

F1 - Kreditnachweise

F2 - Mietkalender

F3 - Tageslisten

F4 - Reservierungen

F5 - Kunden/Film-Speicher

F6 - alte Kunden ohne Verleihvorgänge

F7 - Umsatzgruppenlisten

F8 für die nächste Maske...

F7 - Uhrzeitauswertungen

F8 für die nächste Maske...

F1 - Kundenänderungsprotokolle

F2 - Artikeländerungsprotokolle

F3 - Kassenstürze

F4 - Einkaufsprotokolle

F5 - Verkaufsprotokolle

Haben Sie sich entschieden (durch Druck einer Fuktionstaste), erscheint die Abfrage nach dem Alter der zu löschenden Daten:

Mit F1 starten Sie den Löschvorgang.

Anmerkung:

Damit auch tatsächlich Festplattenplatz gespart wird, muß auf den logischen Löschvorgang eine physikalischer folgen. Dies wird mit dem "Datsich"-Login unter "Datenbanken reorganisieren" mit "Datenbanken reorganisieren MIT packen - auch ueber nicht korrupte" geledigt. Bitte fragen Sie im Falle eines Falles Ihren abc-Berater

Mit der Ende-Taste F12 verlassen Sie das Programm wieder zu den Verwaltungsdaten.

Absoluter Bestand

Soll der Bestand eines Artikels - ohne daß es im Einkaufsprogramm zu Veränderungen in den statistische Daten kommen soll, sind Sie hier richtig:

Nach der Wahl des Druckers für das Protokoll erscheint diese Maske:

Wählen Sie durch Einlesen der EAN-Codes den Artikel per Scanner oder Eingabe der Artikelbezeichnung:

Sie stehen im Feld Bestand (links oben...)!

Ändern Sie diese Anzahl auf den gewünschten Wert.

Wenn alle gewünschten Artikel geändert sind -

- verlassen Sie mit der Ende-Taste F12 das Programm wieder zu den Verwaltungsdaten - und die neuen Bestände sind erfasst!

Verbindungen prüfen

Sollte ein Verleihartikel unter dem Kunden, der Kunde aber nicht unter dem Verleihartikel gespeichert sein (was eigentlich nur im Falle eines Stromausfalles passieren könnte - mit einer verschwindend kleinen Wahrscheinlichkeit), sorgt dieses Programm für Ordnung. Bitte nicht starten, ohne vorher abc zu informieren!

Geben Sie das Wort "Start" ein oder F12 zum Verlassen des Programms.

Filmtausch sichten / erfassen

Verleihartikel können zwischen den Filialen automatisch rotieren. Diese Artikel werden in eine Filialtauschdatei erfasst (siehe Titelverwaltung) und können hier gelistet werden.

Mit F1 beauskunften Sie die Titel:

mit F2 erfassen Sie neue Artikel in den Filialtausch;

Mit F5 beauskunften Sie die Reservierungen für die Filialen;

Mit F6 bekommen Sie eine Übersicht über die aktuelle Verweildauer in den Filialen:

Mit F8 drucken Sie sich eine Liste der Tauschartikel aus.

F12 beendet, wie üblich, dieses Programm.

Neue Filmnummer

Hier kann, sofern die Titelverwaltung nicht aktiviert wurde, einem Artikel eine neue Nummer zugewiesen bekommen.

Offline Daten

Falls Sie ein UNIX-Mehrplatzsystem besitzen, werden in diesem Programmteil die angeschlossenen Off-Line Filialen organisiert, d.h. hier können Sie die Intervalle und Uhrzeiten der Datenübertragungen wählen; diese direkt starten oder auch die Kundennummern- und Artikelnummernskreise festlegen. Diese Nummernkreise müssen für die jeweiligen Filialen ohne Überschneidungen korrespondieren.

abc-Dienste

Möchten Sie, für den Fall, das Sie ein UNIX-System besitzen, menuegesteuert neue Programmstände (Updates) vom abc-Server per ISDN-Leitungauf Ihren Computer herunterladen (downloaden) oder News über neue Programmstände erhalten, müssen Sie diesen Menuepunkt anwählen.

In den News erklären die Programmierer selbst in eigenen Worten, die Erweiterungen und Änderungen des Programms, die ständig gemacht werden. Hier erfahren Sie, als Videoclub XL-Anwender, auch technisch detailierter, als es aus Platzgründen in dieser Bedienungsanleitung möglich ist, und zeitlich schneller, die Funktionsweise der neuen Programmteile.

Gebührendaten

Um alle Arten von Beiträgen automatisch verwalten zu können, haben Sie die Gebührendaten:

In diesem Beispiel sind zwei Gebühren erfassst worden.

Die Gebühr Nr. 1 stellt einen typischen Jahresbeitrag dar:

Die Gültigkeit beträgt 12 Monate, der Betrag liegt bei DM 20,-- und dieser Artikel betrifft automatisch alle neuen Kunden, die eine Kundenkarte ausgestellt bekommen. Eine automatische Wiederholung dieses Beitrages nach 12 Monaten ist vorgesehen. Die Artikelnummer, um diesen Artikel außer der Reihe verkaufen zu können, lautet 69999819.

Die Gebühr Nr. 2 stellt einen typischen Monatsbeitrag dar:

Die Gültigkeit beträgt einen Monat, der Betrag liegt bei DM 5,-- und dieser Artikel betrifft alle Clubkunden (siehe Basisdaten / Filialen / Clubkunden). Eine automatische monatliche Wiederholung dieses Beitrages ist vorgesehen. Die Artikelnummer um diesen Artikel verkaufen zu können, lautet 69999826.

Auf diese einfache Weise vergessen Sie und Ihre Mitarbeiter nie mehr, eine Clubgebühr bei einem Neukunden zu buchen - es geschieht automatisch!

Die Funktionstaste F4 bis F8 legen Sie Filialen fest, in denen die verschiedenen Gebührensätze gelten, da die Gebühren sich von Filiale zu Filiale unterscheiden können.

F12 beendet, wie üblich, dieses Programm.

Globaler Bereich

In diesem Programmabschnitt legen Sie eine Bereich von Artikelnummern fest, in den Sie Artikel erfassen können, die in allen Filialen erscheinen. Diese globalen Artikel sind meist Verkaufsartikel, die im fester Bestandteil des Sortimentes jeder Filiale sind:

Mit F1 speichern Sie den Bereich der Artikelnummern; F12 beendet, wie üblich, dieses Programm.

Jahresübernahme

Um die Statistik in den beiden aktuellen Jahres zu halten, müssen Sie die Jahresübernahme jährlich starten. Die Kunden-, Artikel- und Titelstatistik ist von dieser Übernahme nicht betroffen, da hier jeweils 36 Monate automatisch aktuell gehalten werden. Betroffen ist nur der gobale, "alte" Statistikteil (unter Statistik mit F1 zu erreichen):

Mit F1 starten Sie die Übernahme; F12 beendet dieses Programm.

Die Arbeitsdaten

Um die Arbeitsdaten zu ändern erscheint eine kleines Untermenue:

Arbeitsdatum

Drücken Sie F1, können Sie unabhängig vom eigentlichen Tagesdatum das Arbeitsdatum des Programms ändern. Dies kann notwendig sein, um Dinge nach- oder vorzubuchen.

Bitte geben Sie das Datum ohne Punkte ein: Z.B. für den 25. Februar 1997 einfach 250297 tippen.

Filiale

Drücken Sie F2, können Sie die aktuelle Filiale ändern, in der Sie arbeiten möchten:

Der Bediener wird nach der Filiale gefragt, in der er arbeiten möchte.

Geben Sie hier bitte die Filialnummer ein (z.B.: eine 1) oder die Leertaste zur Auswahl der vorhandenen Filialen:

Diese können per Ziffer aufgerufen werden.

Formularverweise

Um die Formularverweise anzulegen oder zu ändern, drücken Sie bitte F3:

Es erscheint eine neue Maske zur Auswahl des Formulars:

Alle Verweise werden hier angezeigt.

Formulare sind Text-Dateien mit Variablen, die von den verschiendenen Benutzern in verschiedene Verzeichnisse auf Ihrer Festplatte gespeichert werden. Damit nun z.B.: das Mahnprogramm weiß, welches Formular es für welche Mahnstufe verwenden soll, werden Verweise angelegt. Die Verweise sind also nichts weiter als Wegweiser, die das Programm zu den gewünschten Formularen führen.

Nachdem wir F4 gedrückt haben, um einen neuen Verweis anzulegen, erscheint eine Auswahl von 4 Funktionstasten:

Hier erkennen wir die Auswahl wieder aus der Textverarbeitung, die wir mit den Sondermeues erreichen können (STRG-X).

Alle Texte könnten also als Formular dienen. Sie sind völlg frei in der Gestaltung und Erfassung Ihrer Formulare!

Wenn wir F3 für Formluartexte drücken, erscheint eine Auswahl von abc - Formularen, die Sie auf Ihrem System mitgeliefert bekommen:

Hier können wir per Ziffer ein Text auswählen. Nachdem wir eine neue freie Nummer eingegeben haben, erscheint der neue Verweis in der Auswahlliste auf dem Bildschirm und kann als Formular vom Programm ab jetzt genutzt werden!

Mit der Ende-Taste F12 gelangen Sie erneut zurück in die Hauptauswahl.

Das Bestellwesen

Das automatische Bestellwesen organisiert die Artikelbestellung und steuert auf diese Weise den eigentlichen Artikeleinkauf.

Um Artikel automatisch bestellen zu können, muss in der Artikelpflege unter dem jeweiligen Artikel ein Mindest- und ein Maximalbestand eintragen sein.

Bestellungen ermitteln

Drücken Sie die Taste F1 um die Artikel zu ermitteln, die den Mindestbestand unterschritten haben:

Hierzu erfassen Sie eine Bestellung.

Die Bestellung kann sich auf verschiende Filialen, Lieferanten, Artikelarten und Systeme beziehen.

In unserem Beispiel haben wir diese Lekkerland genannt, da wir eine automatische Bestellung der Lekkerland-Artikel in Filiale 1 vornehmen möchten:

Die Filiale haben wir von 1 bis 1 eingegrenzt, die Lieferanten von Nr. 41 bis Nr. 41 (Lekkerland) und die Arten und Systeme offengelassen.

Mit F8 wählen Sie ein Formular aus. Sollten Sie das Formular nicht bereits zum jetzigen Zeitpunkt festlegen wollen, werden Sie vor dem Druck abgefragt (F6).

Bestellungen suchen

Nun drücken Sie die Taste F4 um die Artikel zu suchen, die in der abgespeichernten Bestellung erfasst wurden:

Hier werden mit

F1 die offenen (noch nicht bearbeiteten) Bestellungen gesucht,

mit F2 die zuvor gefundenen (aber noch nicht bestellten) Bestellungen,

mit F3 die gefundenen, bestellten Bestellungen,

mit F4 die manuell bestellten und

mit F5 alle Bestellungen gesucht:

Durch Return rufen Sie die gewünschte Bestellung an der Cursorposition auf:

F1 speichert die Bestellung nur,

mit F3 wird die Bestellung gespeichert und bestellt,

mit F4 wird die bestelle Bestellung erledigt (nach vorheriger Lieferung),

mit F5 sichten Sie die Artikelmaske

mit F7 gibt Ihnen eine Lieferscheinauswahl auf den Bildschirm

F8 löscht die aufgerufene Bestellung.

Wenn Sie F3 gedrückt haben, kann die Bestellung ausgedruckt werden.

Bestellungen drucken

Drücke Sie die Taste F2 um die Artikelbestellungen zu drucken.

Nachdem Sie die Bestellung aufgerufen haben, erscheint diese Maske:

Mit F1 starten Sie den Druck der Bestellung.

Diese Bestellung kann an den Liefernaten herausgeschickt werden.

Später kann - bei der Lieferung der Bestellung durch den Lieferanten im Artikeleinkaufsprogramm auf die Bestellung zugegriffen werden.

erledigte Bestellungen / Einkäufe sichten

Haben Sie im Einkaufsprogramm die Bestellung verwendet, so kann die erledgigte Bestellung in der Suche mit Taste F3 eingesehen werden:

Durch Return rufen Sie die gewünschte Bestellung an der Cursorposition auf:

Unter der Taste F6 können Sie den Einkauf aus dem Einkaufsprogramm sichten:

Erstellt mit 'Help to RTF' Dateikonverters von Herd Software Entwicklung.

Die Inventur

Unter der Taste F7 in der Hauptauswahl finden Sie die Inventur.

In diesem Programm wird das Artikelbestand in Ihrem Ladengeschäft abgeglichen mit dem Bestan, der im Computersystem gespeichert ist. Eventuelle Fehlbestände durch Eingabefehler beim Verleih oder durch Diebstahl werden korrigiert.

Eine Inventur mit Hilfe des Videoclub XL-Programms durchzuführen, ist viel einfacher als oftmals gedacht: Dieses Programm wird am besten erkärt, indem wir Ihnen eine kleine bespielhafte Inventur vorführen. Vieles in diesem Programm mit dem erfurchtsvollen Namen wird Ihnen so sicher schnell deutlich.

In diesem Programm müssen Sie nur die folgenden Schritte der Reihe nach durchführen, und eine erfolgreiche Inventur ist abgeschlossen!

Zuerst drücken Sie F1 für den Inventurstamm:

Da wir noch keine Inventuren durchgeführt haben, erfassen (F4) wir die Erste!

In diesem Beispiel wollen wir eine Teil-Inventur durchführen: Sie sind nicht gezwungen, sämtliche Artikel körperlich zu erfassen, es ist jederzeit möglich die Bestände bestimmter Warengruppen oder Lieferanten oder Systeme zu kontrollieren! Hier haben wir uns für Lekkerland und Langnese-Artikel entschieden - Süßwaren und Eis!

Geben Sie bei der Sortierungsabfrage einfach eine Leertaste und Return ein:

Suchen Sie sich die gewünschte Sortiereinteilung aus, in unseren Beispiel haben wir den Lieferanten und die Art sowie die Artikelbezeichnung gewählt. In der Reihenfolge wird die Inventurerfassungsliste sortiert werden.

Drücken Sie dann F2 für die Selektion der Artikel (wie in einer Liste).

Wir wählen von Fililale 1 bis 1 aus und die Liefernaten 27 (Langnese) und 41 (Lekkerland).

Wenn Sie nur Anfangsbuchstaben eingeben, bekommen Sie - wie oben - eine Auswahl angezeigt!

Die Artikel-Arten , die wir in diesem Beispiel gewähl haben, sind 91 (Eiskrem) bis 92 (Lebensmittel). Und so sieht die Selektionsmaske fertig ausgefüllt aus:

Jetzt brauchen wir die Auswahl nur noch mit F1 zu bestätigen.

Als nächstes legen wir unter F3 die Sortierung der Differenzliste und der Bewertungsliste fest:

Angedruckt möchten wir den Brutto-Verkaufspreis haben. Auf diese Weise können wir diesen glech mit überprüfen.

Jetzt brauchen wir diese Maskenwerte nur noch mit F1 zu bestätigen.

Nun ist es soweit: Wir starten die Inventur (mit F4)!

Drücken wir F5 für den Listendruck:

Die Erfassungsliste wird auf den gewünschten Drucker ausgedruckt!

Jetzt folgt die eigentliche Arbeit: Mit dieser Erfassungsliste gehen Sie und/oder Ihre Mitarbeiter nun in das Ladengeschäft und erfassen körperlich die vorhandenen Artikel!

Sollten Sie noch eine weitere Erfassungsliste für andere Mitarbeiter benötigen, drucken Sie sich diese mit der Taste F2 im Inventurmenue.

Ist die körperliche Erfassung Ihrer Artikel beendet, haben Sie mehrere Möglichkeiten der Erfassung dieser Daten in das System.

Enrtweder entscheiden Sie sich für die Artikelerfassung nach der Liste oder anhand der Artikelnummernsfolge:

· F3 Erfassung erfolgt nach der Reihenfolge der Erfassungsliste in absoluten Zahlen; d.h. der einzeln gezählte Bestand ist auch immer der Gesamtbestand eines jeden Artikels. Dies funktioniert nur, wenn eine Person einen Abschnitt oder die gesamte Inventur anhand einer Erfassungsliste durchführt. Da dies jedoch selten der Fall ist, gibt es noch die Taste

· F4 Erfassung erfolgt nach der Reihenfolge der verschiedenen Erfassungsliste in Bestandszahlen, die kumuliert (zusammengefaßt) werden. Dies ist der empfohlene Vorgang, sobald mehrere Mitglieder des Personals die Inventur mit vielen Erfassungslisten durchführen. Jeder gibt seinen gezählten Bestand ein - und die Summe der Bestände ergeben den Gesamtbestand.

· F5 Die Erfassung erfolgt nach der Reihenfolge der Artikelnummern in absoluten Zahlen; d.h. der einzeln gezählte Bestand ist auch immer der Gesamtbestand eines jeden Artikels.

· F6 Erfassung erfolgt nach der Reihenfolge der Artikelnummern in Bestandszahlen, die kumuliert (zusammengefaßt) werden.

Da wir in unserem Beispiel alleine die Artikel zählen und nur mit einer Liste ausgestattet sind, drücken wir F3:

Der neue Ist-Bestand wird eingegeben: Wir haben z.b. 131 Stück "Lutschi-Eis" gezählt.

Wir verlassen die Erfassung (F12) und gehen erneut in den Inventurstamm (F1):

Hier wird deutlich, daß die Inventur gestartet wurde, eine Erfassungsliste gedruckt wurde Es ist eine Differenzliste zu drucken:

Unsere Maske hat ein paar Funktionstasten mehr bekommen:

Mit F3 drucken wir uns eine Differenzliste. Diese Liste beinhaltet die angenommen und wahren Bestände.

Mit F4 starten wir den Korrekturlauf, der die Bestände berichtigt.

Mit F5 sehen wir in der manuellen Bewertung den aktuell berichtigten Bestand:

Der Nettoeinkaufspreis, der Nettoverkaufspreis und der Bruttoverkaufspreis kann hier geändert werden - ja nach dem wie hoch der Wert des Artikelbestandes sein soll.

Mit der Taste F6 erstellen Sie die entgültige Bewertungsliste. In dieser Liste ist, je nach Sortierreihenfolge mit Zwischensummen versehen, jeder Artikel mit Einzelpreis, Menge und Gesamtwert aufgeführt.

Sie haben auch die Chancse, sich die Werte mit F7 (Inventur sichten) auf dem Bildschirm zu holen:

Nun sind wir am Ende unseres Inventurlaufes: Hat die Inventur uns nicht gefallen oder war die Erfassung offensichtlich fehlerhalt können wir mit der Taste F8 die Inventur komplett löschen - und damit auch alle Bestandsveränderungen rückgängig machen! Oder Sie stellen die Inventur komplett zurück und fangen nochmals von vorne an - F6 (Inventur resetten).

Wir schließen die Inventur erfolgreich ab mit F7!

F1 sichtet die komplette Inventur nochmals:

Jede Inventur bleibt Ihnen solange erhalten, bis sie gelöscht wird.

Zurück zur Hauptauswahl gehts - wie immer - mit F12.

Das Kassenbuch

Das Führen des Kassenbuchs ist nicht unbedingt norwendig zur Funktion des Verleih- und Verkaufsteils des Programms. Doch es ist eine Möglichkeit, eine lückenlose automatsche Protokollierung aller Verkaufs- und Verleihvorgänge zu erhalten, sowie eine Einteilung der Einnahmen und Ausgaben in einen Kontenrahmen.

Soltten Sie keine Kassenbuch führen, haben nur die Tageslisten und die Filial- sowie Kunden- und Artikelstatistik zur Beurteilung Ihrer Betrieblichen Zahlen. Sonderausgaben können allenfalls auf einem Protokollzettel neben dem Computer her aufgeschrieben werden.

Im Kassenbuch werden jedoch alle Bewegungen, die in irgendeinerweise mit Zahlungsmitteln zu tun haben, aufgeführt.

Sehen Sie zu dem Thema Kassenbuch auch die Hilfe-Datei der Vermietbewegungen!

Nach dem Aufruf des Programms sehen Sie:

F1 - Filialen bebuchen Sie erfasssen in diesem Programm Buchungen (z.b. von einer Verwaltungszentrale aus), um Kosten auf die jeweiligen Filialen verteilen zu können.

F2 - Kassenbuch drucken Sie drucken Kassenbucheintäge nach Selektionskriterien aus und nach.

F5 - Daten sichten Sie sichten die Kassendaten auf dem Bildschirm.

F6 - Basisdaten Sie erfasssen in diesem Programm die Basisdaten zum Führen des Kassenbuchs.

F7 - Logisch löschen Sie löschen Datumsbezogen ältere Kassenbucheinträge.

Kassenbuchbasisdaten

Erfassen Sie als erstes die Kassenbuchbasisdaten:

Dazu gehen Sie in F6 (Kassenbuchbasisdaten). Sie sehen zwei Menues, die wir Ihnen der Reihe nach erklären möchten:

Kassenbuch ab Datum

Hier legen Sie fest in welcher Filiale und ab welchen Datum ein Kassenbuch geführt werden soll. Dies ist sozusagen der Ein- und Ausschalter für das Kassenbuch:

Wenn die Steuer wg. eventueller Rundungsdifferenzen neu erechnet werden soll, geben Sie ein J ein. Drücken Sie F5, um in die Datums/Filial -Schaltung zu kommen:

Standardbuchungen erfassen

Legen Sie fest, welche Konten bei einem Schichtwechsel oder einem Kassenabschluß bebucht werden sollen. Die Konten, die Sie hier erfassen werden abgefragt.

Legen Sie eine Kontobezeichnung fest, erfassen Sie die Art (Ein- oder Ausgabe), geben Sie die Kontonummer an, eine Steuerangabe (steuerpflichtig ja/nein) und einen Steuersatz.

Entnahmeerlaubnis

Hier legen Sie fest, welcher Mitarbeiter / Mitarbeiterin eine Kassenentnahme durchführen darf.

Lfd. Buch ändern

Hier legen Sie fest, welcher Mitarbeiter / Mitarbeiterin eine Kassenbuchung ändern darf.

Kassenende Erlaubnis

Hier legen Sie fest, welcher Mitarbeiter / Mitarbeiterin einen Kassenabschluß durchführen darf.

Überschuss-Entnahme

Hier legen Sie fest, welcher Mitarbeiter / Mitarbeiterin eine Überschuß-Entnahme durchführen darf.

Konten für Umsatzgruppen

Sie ordnen hier Umsatzgruppen (u. a. für den Verkauf freier Artikel genutzt) verschiedenen Erlöskonten zu:

Einzelbuchungen erzwingen

Möchten Sie bei bestimmten Vorgängen Einzelbuchungen haben, so geben Sie hier jeweils ein J ein:

Beschließen Sie Ihre Angaben mit F1 (speichern).

Standard-Konten

Hier legen Sie fest, auf welche Kontonummern gebucht werden soll. Sie haben drei verschiedene Kontengruppen:

Überschuß-Konten

Hier legen Sie die Kontonummern für Ihre Überschuß-Konten pro Filiale fest.

Geben Sie hier eine Konto-Nummer ein; die Bezeichnung holt sich das Programm aus dem Programmteil Kontobezeichnungen.

Entnahmekonten

Hier legen Sie die Zahlungsmittel-Entnahmekonten fest.

Geben Sie hier eine Konto-Nummer ein; die Bezeichnung holt sich das Programm aus dem Programmteil Kontobezeichnungen.

Kunden-OP-Konto

Hier legen Sie die Kunden-Offene-Posten-Buchungskonten fest.

Geben Sie hier eine Konto-Nummer ein; die Bezeichnung holt sich das Programm aus dem Programmteil Kontobezeichnungen.

Geldkarten-Konto

Hier legen Sie die Geldkartekonten fest.

Geben Sie hier eine Konto-Nummer ein; die Bezeichnung holt sich das Programm aus dem Programmteil Kontobezeichnungen.

Kontobezeichnungen

Legen Sie hier nun die Namen (Bezeichnungen) für Ihre Konten fest:

Tragen Sie zu den Kontonummern jeweils eine Bezeichnung ein.

Speichern Sie Ihre Angaben mir F1.

Filialen bebuchen

Um die jeweiligen Filialen mit Ausgabe- oder Einnahmebuchungen zu be- oder entlasten drücken Sie in der Kassenbuchhauptauswahl die F1:

Erfassen Sie eine Buchung mit Kontonummer und Bezeichnung sowie Betrag und Steuerangaben; Nummerieren Sie den Beleg und buchen mit F1. F2 legt die Buchungsart fest (Ein- oder Ausgabe). F3 bebucht eine andere Filiale.

Kassenbuch drucken

Drucken Sie Ihr Kassenbuch nach der Filialangabe und Monatseingabe aus:

Mit F1 starten Sie den Druck (nur noch den Drucker bestimmen...).

Daten sichten

Sie können laufende Kassenbuchungen (nach einer Filial- und Kassennummern-Abfrage)

oder ältere gespeicherte Kassenberichte einsehen (und bei Kassenberichten auch nachdrucken).

Logisch löschen

Löschen Sie aus Gründen der Datensicherheit ältere, nicht mehr benötigte Kassenberichte datumsbezogen:

Die Videoweltartikel

Mit dem Videoclub XL sind Sie in der Lage, die Jacob-Videowelt-Artikel-Datenbank auf Ihrem System innhalb des Programms zu führen. Sie können vielfältige Auskunftsmöglichkeiten nutzen und Artikel Kundenbezogen bestellen. Alles schnell und einfach. Sie verfügen jederzeit über die neustes Artikeldaten und -preise!

Sprechen Sie mit Ihrem abc-Ansprechpartner über die Möglichkeiten der Anbindung über ISDN.

Drücken Sie in Hauptauswahl 3 die Taste F2 und gelangen Sie in die Videowelt-Artikel:

Artikel sichten

Hier können Sie die Videowelt-Artikeldaten beauskunften. Nutzen Sie die umfangreichen Suchkriterien der Datenbank:

Sie können, wie auch aus der Artikelverwaltung bekannt, eine Artikelnummer oder -bezeichnung eingeben, um den gesuchten Artikel zu finden. Oder aber, Sie drücken F5 (Kombi-Suche):

Hier haben Sie die Möglichkeit, nach

· Genre

· Anbieter (Lieferant)

· Regisseur

· Darsteller

· Titel

· Teile des Inhaltes

zu suchen oder nach einer beliebigen Kombination aus diesen Angaben!

Videowelt-Basisdaten

Wie alle Programme müssen auch hier einige Basisdaten erfasst werden, mit denen Sie und das Programm dann später arbeiten.

Hier bestimmen Sie die Nummernkreise für die diversen Belege, die Formulare für die Aufträge und Bestellungen, die Zahlungs- und Lieferbedingungen. Außderdem legen Sie fest, ob die Bestellung per Fax oder DFÜ geschehen soll.

Unter F4 legen Sie Ihre Liefer- und Rechnungs-Anschrift fest:

Bestätigen Sie Ihre Angaben mit F1.

Bestellungen erfassen

Wenn Ihre Kunden Videowelt-Kassetten bestellen möchten, so drücken Sie in der Videoweltauswahl die Taste F2 und Sie sehen eine Kundensuchmaske. Hier suchen / erfassen Sie Ihren Bestellkunden. Nun muß noch der Artikel eingebenen werden:

Und fertig ist die Bestellung!

Bestellungen sichten

Um einen Überblick über bestellte, unbestellte Aufträge zu erhalten drücken Sie die F3:

Wenn Sie die unbestellten Bestellungen bei Videowelt ordern möchten, drücken Sie Die Taste F5.

Zurück zur Hauptauswahl kommen Sie mit der Ende-Taste F12.

Die Tabellenkalkulation

Die Tabellenkalkulation dient der kostenbewußten Betriebssteuerung. Mit Hilfe von Umsatz- und Renditedaten aus den Vermietbewegungen, die im täglichen Betrieb ja automatisch gespeichert werden, und den, in diesem Programmteil von Ihnen erfassten, betrieblichen Daten wird Ihnen ein detailierter Einblick in die Kosten-und Ertragsstruktur Ihres Betriebes gegeben.

Diese Daten können Ihnen nicht nur Information bieten, sondern dienen auch der gezielten Steuerung Ihres Einkaufs: Bis hinunter in eine Lieferanten- oder Artikelarten-Ebene werden Ihnen Kennzahlen für den Artikeleinkauf vorgeschlagen. Diese Einkaufsempfehlungen können - auch im nachhinein - strukturiert kontrolliert werden sind permanent auf dem aktuellen Stand, da sich die Ertragsdaten und damit auch die Planzahlen durch das Tagsgeschäft permanent ändern.

Dieser Programmteil stellt eine erweiterte Sonderfunktion dar und wird - wie die On-line-Anbindung der Filialen auch - getrennt abgerechnet. Bitte sprechen Sie bei Interesse mit der abc GmbH!

Der An- und Verkauf

In diesem Modul werden Stammdaten für den Artikel An-und Verkauf von gebrauchen CDs oder anderen Artikelgruppen und die Artikel selbst erfasst und verwaltet.

Nachdem Sie die Taste F4 in der Hauptauswahl 3 gedrückt haben, erscheint diese Auswahl:

Um dieses Modul komplett zu erklären, fangen wir am besten mit der letzten Funktionstaste F6 an:

Die Basidaten

Hier werden die verschiedenen Artikelarten für Ankaufsartikel erfasst (mit F2),

die diversen Preisgruppen für diese Artikel (mit F3), die globalen Stammdaten und die Etiketten für den Einkauf bzw. deren Verkauf:

Artikelarten

Unter F2 erfassen Sie Artikelarten:

Drücken Sie die Return-Taste erscheint die Maske, in der Sie die Bezeichnung der Art erfassen können:

An- und Verkaufspreisgruppen

Dies ist der entscheidenen Teil dieses Programms: Unter F3 geben Sie die Preise ein, die für einen Ankauf oder einen Verkauf erhoben werden:

Hier erfassen Sie die verschiedenen An- und Verkaufspreisgruppen. Diese stehen in einer festen Relation zueinander. Die Preise können sich von Filiale zu Filiale unterscheiden - oder aber Sie füllen nur die oberste Zeile (Filiale 0) aus, dann sind die Preise global für alle Filialen gültig!

Drücken Sie F1 für das Editieren der Preisgruppen:

In unserem Beispiel haben wir die Tabelle bereits gefüllt:

Hier sehen Sie nun das Verhältnis zwischen Ankaufsbetrag und Verkaufsbetrag. In diesem Beispiel hat eine CD, die für DM 5,-- angekauft wird, einen Verkaufspreis von DM 15,-- (in der Zeile 5).

Speichern Sie Ihre Preis mit F2 oder erstellen Sie ein Protokoll mt F6.

Globale Stammdaten des An- und Verkaufs

Mit der Taste F4 kommen Sie in die globalen Stammdaten:

Hier legen Sie fest:

· den An- und Verkaufs-Lieferanten

· die An- und Verkaufs-Artikelart

· das An- und Verkaufs-System

· den An- und Verkaufs-Steuersatz

Speichern Sie diese mit F1.

Die An- und Verkaufsetikettendaten

Durch Drücken der Taste F5 gelangen Sie in die Etikettendaten. Drücken Sie F4, um die Daten zu editieren.

Hier legen Sie das Design der Etiketten fest, die auf die CDs geklebt werden und Sie geben an, ob ein Etikett gleich beim Einkauf gedruckt werden soll. Dies ist von der Verwaltung her zu empfehlen, jedoch nur dann durchzuführen, wenn Sie über einen separaten Etikettendrucker verfügen.

Speichern Sie diese Angaben mit F1.

Zurück zur An- und Verkaufshauptauswahl:

Hier haben Sie die folgenden Tasten vor sich:

F1 - Etiketten drucken

F2 - Titelstammdaten

F3 - Artikel nach Nummer suchen

F4 - Bewegungen innerhalb einer Filiale sichten

F6 - An- und Verkaufs-Basisdaten (siehe oben)

Etiketten drucken

Drucken Sie Etiketten, um die CDs zu bekleben

- nach EAN-Nummer ( einfach per Scanner einlesen)

- alle neue , nach der Erfassung ( sofern Sie die Etiketten nicht gleich beim Einkauf erstellen)

- alle (nach Titel zu suchen)

- neue nach einer Auswahl

An- und Verkaufsartikel-Stammdaten

Hier erfassen und verändern Sie, indem Sie die auf den Artikel gedruckte EAN-Artikelnummer per Scanner einlesen, den eigentlichen Artikelstamm eines An- und Verkaufsartikels:

Füllen Sie die einzelnen Felder nach bestem Wissen aus und speichern Sie den Artikel mit F1.

Sollte nun einer dieser Artikel mittels der EAN-Nummer in den Vermietbewegungen eingelesen werden, kann dieser nach der hier angebenen Preisgruppe verkauft werden.

Sollte ein anzukaufender Artikel noch nicht erfasst worden sein, so kann die Erfassung gleich beim Einkauf in den Vermietbewegungen geschehen. Die Maske ist identisch.

Wenn Sie einen bereits erfassten Titel beauskunften wollen, drücken Sie die Funktionstasten und Sie sehen:

F2 - die aktuellen Bestände

F3 - der aktuellen Artikelbestand (ziemlich das gleiche nur unter einer SLA)

F4 - die Ankäufe

F5 - die Verkäufe

F6 - die Umbuchungen zwischen Filialen

F7 - alle Angaben zusammen

An- und Verkaufsartikel nach Nummer sichten

Dieses Teil ist identisch mit dem unter F2, nur das die Artikel per EAN-Nummer eingelesen werden.

Sichten Filiale

Mit F4 gelangen Sie in den Protokollteil der An- und Verkaufsverwaltung:

Hier werden alle Bewegungen der An- und Verkaufsartikel nach Filiale und Datum selektiert gesichtet:

Diese Funktion dient der lückenlosen Verfolgung eines Artikels und dessen Bestands innerhalb Ihrer Firma.

Die Sondermenues

STRG-X

Drücken Sie irgendwo im Programm die Tastenkombination STRG und x (die Taste STRG gedrückt halten und zur gleichen Zeit einmal kurz auf den Buchstaben x), erscheint dieses Untermenue:

Mit Return ducken Sie den Inhalt des neuen Bildschirmdruckers auf Ihren Monitor:

Dieser "Drucker" ist ein neues Werkzeug für Sie. Sie können mit diesem Drucker jederzeit blitzschnell den Ausdruck aller Ihrer zu druckenden Etiketten, Listen oder sonstigen Dinge kontrollieren - ohne daß Sie Berge von Papier brauchen und ohne die (zugegebenermaßen umständlichen) Spoolfiles zu benutzen!

Lassen Sie sich unter Strg-Y einfach den neuen Bildschirmdrucker einrichten - und los gehts!

In unserem Beispiel haben wir ein Kundennormaletikett gedruckt.

Sobald ein Programm nach dem Druck verlassen wird (und der Drucker wieder freigegeben wird), erscheint der Ausdruck auf dem Bildschirm in Form eines ebenfalls neuen Editors, die (endlich) alle 80 zur Verfügung stehen den Zeichen des Monitor ausnutzt!

Mit F5 gelangen Sie in den gewohnten Editor.

Telefonliste

F1 - Zeigt Ihnen Telefonverzeichnisse:

Eine Liste (F1) ist für die privaten Telefonnummern, in die sich auf die/den angemeldeten Bediener/in beziehen. Die zweite Liste (F2) ist für alle Mitarbeiter zugänglich. Ebenso die Dritte (F3) mit den Faxnummern für das eventuell vorhandene Fax-Gerät.

Spoolfiles

F4 - Bringt Sie in die Spoolfiles. Spoolfiles sind Druck-Dateien, die im Computersystem zwischengespeichert werden:

Die Spoolfiles können gesichetet werden, ausgedruckt werden auf Diskette gespeichert werden, oder als ASCII-Datei abgelegt werden zu späteren Weiterbearbeitung:

Textverarbeitung

F3 führt Sie in eine kleine Textverarbeitung:

Sie können vier verschiedene Arten von Texten erfassen.

1.) Firmentexte , allen Mitarbeitern zugänglich sind

2.) private Texte, die nur derjenige sieht, der sich im Programm eingeloggt hat.

3.) Formlartexte , die zur Steuerung der verschiedenen Programmausdrucke zu erfassen sind.

4.) Makroanweisungen. Dies sind kurze Programmschritte, die der Anwender als kleine Programmabfolge zusammenfassen kann, die jederzeit auf Abruf automatisch abläuft. Makros kennen Sie vielleicht schon von Ihrer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation her. Sie dienen der schnelleren und fehlrlosen Abwicklung sich oft wiederholender Vorgänge.

Drücken Sie z.b. auf F1 erscheint diese Maske:

Sie können mit dem Aufruf einer Nummer und Return vorhandene Texte editieren, mit F4 neue erfassen oder mit F8 vorhandene löschen.

Die Tasten F3 (führt Sie eine directory (deutsch: Verzeichniss) zurück) oder F5 (ein Verzeichniss (directory enlegen) dienen der Verwaltung der Texte in Verzeichnissen: Sie könne z.b. unter dem Verzeichniss privat noch diverse weitere Verzeichnisse anlegen, die der besseren Ordnung Ihrer privaten Texte dienen.

Sobald Sie die Texte F4 drücken, kommen Sie in das Text-Editor-Fenster:

In dieses Fenster können Sie einen freie zu bestimmenden Text, einen Brief, ein Formular oder andereres eintippen.

F1 und F2 blättert die Seiten vor und zurück.

F3 schaltet zwischen Einfügemodus und Überschreibmodus hin und her,

F4 Löscht markierte Textteile,

F5 geht in die gewünschte Textzeile oder an den Anfang oder das Ende des Textes,

F6 kopiert Teile des Textes in einen Zwischenspeicher,

F7 verbindet zwei Zeilen mit einander,

F8 druckt einen Probeausdruck.

Am Ende der Texterfassung verlassen Sie den Text mit der Ende-Taste (F12) und folgende Abfrage erscheint:

Mit F1 speichern Sie Ihren Text und mit F8 verwerfen Sie ihn.

Terminkalender

Um Ihre Termine verwalten zu können, wird Ihnen ein kleiner Kalender aufgeblättert. In diesen können Sie unter dem jeweiligen Tag eine oder mehrere Uhrzeitbezogene Events eintragen. Monate oder Tage werden mit den Funktionstasten vor und zurückgeblättert.

Makro starten

F5 startet ein Makro, das Sie unter der Textverarbeitung erfasst haben

Drucker Cancel

Mit dieser hilfreichen Taste F7 kann ein fälschlicherweise begonnener Druck unterbrochen werden. Cancel ("Kenzel")= dieses Englische Wort heißt soviel streichen, stornieren oder ausfallen lassen. Beenden Sie also einen Druck von z.b. 10.000 Barcodeetiketten eines Artikels mit STRG-X und F7! Falls der Drucker nicht augenblicklich aufhört zu drucken, lassen Sie sich nicht täuschen: Der Druck ist tatsächlich abgebrochen, nur der Drucker-Speicher entleert sich noch. Dies kann nur mit dem Ausschalten und verzögertem Anschalten des Druckers behoben werden.

STRG-Y

Drücken Sie irgendwo im Programm die Tastenkombination STRG und y (die Taste STRG gedrückt halten und zur gleichen Zeit einmal kurz auf den Buchstaben y), erscheint dieses Untermenue:

Diese Systemdaten sind eigentlich nur für die Programmierer der abc GmbH bestimmt. Mit den Angaben unter F2, F5 und F6 sind erweiterte Fehlersuchen oder sonstige Informationen für den Fachmann/frau möglich. Mit F8 werden Drucker am System angemledet und die Treiber eingerichtet. Falls Sie einen neuen Drucker anschließen möchten, rufen Sie kurz Ihren abc-Ansprechpartner an.

Die Serielle Linien Auswahl (SLA)

Die SLA ist eine erweiterte Auswahlanzeige. Diese Anzeige erscheint in einigen Programmteilen immer dann, wenn Kunden, Artikel, Titel oder sonstige Dinge als Auswahl in Listenform auf dem Bildschirm angezeigt werden. Eine solche Auswahl erkennen Sie daran, daß in der rechten oberen Ecke eine Angabe über die Seitennummer und die Gesamtseitennummern , getrennt von einem Schrägstrich (z.B.: 1/1) steht:

Mit der Taste TAB (Tabulator auf der Schreibmaschinentastatur) gelangen Sie immer ein Feld weiter nach rechts, mit Shift-TAB (Großschreibetaste + Tabulator) ein Feld zurück nach links.

Oben haben Sie z.b. 5 mal auf TAB gedrückt und befinden sich in dem Feld Kontonummer. Sie sehen, daß viel mehr Felder, als eigentlich auf dem 80-Zeichen-Bildschirm Platz gefunden hätten auf diese Weise in eine Auswahl gebracht werden können! Probieren Sie einmal aus, was für Angaben z.b. unter einem Artikel alls stehen, wenn Sie eine Artikelsuche gestartet haben und eine SLA-Auswahl erscheint.

Sie haben auch einige erweiterte Funktionen zur Verfügung, die Sie per Steuerungstastendruck (STRG) aufrufen können:

STRG F

Mit der Tastenkombination STRG F ändern Sie die Sortier-Reihenfolge der angezeigten Daten. Möchten Sie z.b. die Kunden, die in der Auswahl erscheinen nach der Starsse und innerhalb der Strasse nach Hausnummer sortiert angezeigt bekommen, drücken Sie die TAB-Taste solange, bis Sie in dem Feld Strasse sind und dan einfach STRG F. Das Ergebniss sieht dann z.b. so aus:

STRG G

Mit der Tastenkombination STRG G ändern Sie die Sortier-Reihenfolge der angezeigten Daten in die umgekehrte Folge. Drücken Sie die TAB-Taste solange, bis Sie in dem gewünschten Feld sind und dan einfach STRG G. Das Ergebniss sieht dann z.b. so aus:

STRG N

Mit der Tastenkombination STRG N gelangen Sie in ein Unterneue, daß weitere Funktionen bereit hält:

F1

F1 ändert die Sortierfolge. Genau die selbe Funktion haben STRG F und G, nur diesesmal gehts menuegesteuert:

F1 aufsteigende Sortierung und F2 absteigende Sortierung.

F2

Die Taste F2 im SLA-Menue erweitert oder verringert die angezeigte Fenstergröße:

F3

Die Taste F3 im SLA-Menue bringt Sie in die gewünschte Zeile:

F4

Die Taste F4 im SLA-Menue erstellt eine Bedienerspezifische Anzeige:

F2 - Sort Programm Die Default-Sortierung erfolgt vom Programm gesteuert aus in der Standardweise.

F3 - Sort Folge Die Default-Sortierung kann jeder Benutzer individuell erfassen. Die einzelnen Felder Die fertigen Angaben werden mit F6 gespeichert.

F4 - Anzeige Folge Die Anzeige erfolgt vom Programm gesteuert aus in einer Standardfolge. Diese Folge kann jeder Benutzer individuell anpassen:

Mit den Tasten Global Formel können Sie sogar einfache mathematische Formeln hinter ein Feld legen, die dann in der SLA immer automatisch errechnet und deren Ergebnis angezeigt wird! Ebenso können Sie mit Lokal Formel eine einfache mathematische Formel hinterlegen, die nur in diesem Programmteil angezeigt wird, in dem Sie sich befunden hatten, bevor Mit STRG N die SLA-Formatierung aufgerufen wurde.

F5 - Papier Angaben Die Papierangaben steuern den Druck von Daten aus einer SLA heraus: Geben Sie die technischen Maße Ihres Papiers ein, auf das gedruckt werden soll.

F6 - Standard Vorgaben Die Standardvorgaben werden immer dann wieder aktiviert, wenn der Anwender, also Sie, soviel geändert hat, daß er nicht mehr weiß, was er eigentlich getan hat.... Aus eigener Erfahrung wissen wir, wie gut es ist, eine solche Taste zu haben.

F7 - Speichern Global Die Änderungen in dieser SLA werden für alle Bildschirme des Systems gespeichert. Alle Auswahlen sehen dann identisch aus.

F8 - Speichern Bildschirm Die Änderungen in dieser SLA werden für diesen einen Bildschirme gespeichert. Die Auswahl sieht somit nicht mehr identisch aus,wenn Sie den Arbeitsplatz wechseln.

EAN-Codes oder Barcodes

Diese Bezeichnung ist die Abkürzung für "Europäische Artikel-Nummer" (Barcode frei übersetzt etwa Barren-Kode). Diese Striche enthalten Zahlen (8 oder 13 Stück), die der einheitlichen Identifikation der Artikel dienen. Damit beim Einlesen kein Fehler passieren kann, haben die EAN-Codes eine Prüfziffer, die sich aus der vorangestellten Nummer errechnen läßt. Dies geschieht im Lesegerät beim Einlesevorgang. Damit ist gewährleistet, das der Scanner fast immer richtige Zahlen liest.

So sieht dieser Strichkode auf einem Supermarktartikel aus:

Dieser Kode enthält

· eine Länderkennung (hier die 04 für Deutschland),

· eine Herstellerkennung (hier die 01500 für Henkel) und

· eine Produktnummer (hier die 01164 für 1,5 kg Persil-Megapers-Waschmittel) sowie

· die Prüfziffer 8 (errechnet im Modulo-10 Verfahren)

Und so druckt das Videoclub-XL-Programm diesen Code bei Kundenetiketten:

Hier ist der Kunde (die führende 7) mit der Kundennummer 2861 (und der Prüfziffer 4)!